XXX物流有限公司
编制日期
执行日期
文件类别
合同、标书控制程序
文件编号
版本/版次
页码
程序文件
比亚迪销售系统
1.目的
对公司所有合同和标书的过程规范,保证公司合同、标书、协议过程有效性和结果适应性,确定过程中各部门职责;
2．范围
公司所有销售合同、采购合同,竞标标书;
3．分类、定义
合同分类、定义：
3.1.1销售合同
3.1.1.1运输、吊装、仓储、配送合同
3.1.1.2对外设备租赁合同
3.1.2采购合同
3.1.2.1固定资产采购、租赁合同
3.1.2.2外车外包采购、租赁合同
3.1.3标书：标书是招标工作时采购当事人都要遵守的具有法律效应且可执行的投标行为标准文件;分为销售标书、采购标书;
按合同内容和使用方式分类、定义
3.3.1格式合同：根据国家相关法律法规和行业规范制订,完成了合同评审流程和经过了实际使用验证后形成的固定格式和内容的模板合同;使用时只需根据需求修改日期、价格、数量、甲乙双方等少量信息;
3.3.2特殊合同：由于客户的特殊要求,模板合同不适合,需重新制订或采用客户提供的资料的合同;
4．职责
营运中心
4.1.1市场部：
4.1.1.1充分与客户沟通,了解、理解、确认客户需求;
4.1.1.2根据客户需求和运作方案对业务合同和标书进行拟定、修订;
4.1.1.3最终业务合同签订,并对合同实施过程进行对内、对外沟通和信息传递;
4.1.1.4针对长期合同和相关部门一起进行合同实施评估,完成评估报告;
4.1.1.5对各片区、分公司的业务合同进行评审;
4.1.2信息部：
4.1.2.1根据公司信息系统采购、租赁需求进行提供商选择和评估;
4.1.2.2选择和评估结果提交相关权责部门进行评审确定供应商;
4.1.2.3拟定、修订采购或租赁合同;
4.1.2.4签订后按合同要求推进实施过程;
4.1.3运作部：
4.1.3.1对业务合同的拟定、修订提供运作方案和运作价格,并对合同实施方面进行评审;
4.1.3.2负责合同内容的实施;实施过程中的监控和信息沟通、传递;
4.1.3.3根据业务需要和公司整体发展规划,对需求提供商或个人进行前期选择和审查;负责临时外车采购合同、长期外车外包合同、仓储场地租赁合同的拟定、修订;
4.1.4车管部
4.1.4.1对需求提供商或个人进行选择和审查,负责车辆采购、车辆维修、保养采购合同、车
辆和相关设备租赁和对外租赁合同、停车场地租赁合同的拟定、修订;
4.1.4.2向运作部门提供车辆和人员信息;并对业务合同的运作方案进行协助评审;对运作部门的长期外车外包合同针对方的车辆状况、人员素质、供应能力进行审查和合同评审;
4.1.5吊装事业部
4.1.5.1向车管部提供吊车信息和技术支持;
4.1.5.2对吊装相关的合同进行评审;
4.1.6各片区、分公司：
4.1.6.1充分与客户沟通,了解、理解、确认客户需求;
4.1.6.2根据业务开展需要,选择、审查办公设施提供方;
4.1.6.2负责各片区、分公司的业务合同和办公采购、租赁合同拟定、修订;
4.1.6.3负责实施合同内容,并进行对内、对外信息传递;
财务部：
4.2.1合同涉及预算、款项结算、财务及税务风险方面条款的审核
行政人事部
4.3.1根据公司需求,选择、审查人员;
4.3.2临时人员雇佣合同、行政办公场地和设施的采购、租赁合同的制订、修订、实施;
4.3.3对各片区、分公司的办公设施采购、租赁合同进行评审;
文控室
4.4.1建立合同、标书清单附表2,合同分发和回收清单附表3,合同修订、作废清单附表4,建立合同分类标准;
4.4.2合同原件分类保管;
4.4.3对合同进行唯一编码;
4.4.4校对合同,对合同进行分类,并根据合同分类后的评审权责来进行合同评审流程的操作;
4.4.4各部门文件管理员：
4.4.4.1负责建立部门合同、标书清单附表5,合同分发和回收清单附表3
4.4.4.2合同修订、作废后,上交原合同到文控室;更新部门合同、标书清单附表5,借阅、复印、查阅填写合同分发和回收清单附表3;
4.4.4.3负责保管部门临时性合同;
法律顾问
4.5.1对格式合同定版和特殊合同进行法律方面的评审;
4.5.2对合同实施中遇到的问题进行法律方面的支持;
公司法人或法人代表
4.6.1对长期性业务合同、大宗采购、租赁合同、常规合同定版进行最终评审和签署;
运行监控部
4.7.1对合同评审流程进行监督审查,确保合同评审过程的有效性;
4.7.2对合同制订、分发、回收、作废、保管操作过程进行审查,确保合同文件的控制;
合同评审权责一览表附表1
采购合同纵向层级性审批规定：
4.8.1合同金额≤1千元的物资采购、租赁合同：由经办部门负责人审批；
4.8.2合同金额1-2千元的物资采购、租赁合同：由财务经理审批；
4.8.3合同金额≥2千元的物资采购、租赁合同：由公司总经理审批;
销售合同纵向层级性审批规定：
4.9.1合同金额≤1千元的销售合同：由公司授权的业务经办人或销售部负责人审批,签订;
4.9.2合同金额1-2千元的销售合同：由销售部经理或吊装事业部经理审批,签订；
4.9.3合同金额≥2千元的销售合同：由公司总经理审批
5．工作程序
总则
本总则要求针对业务销售、采购、租赁、外车采购合同;
5.1.1格式化的合同由经办部门按合同纸上的要求填写;
5.1.2重大合同需外聘律师参与谈判或当场审查的,应提前两日告知行政人事部;
5.1.3合同起草前,经办部门应根据实际情况进行下列具体工作：
5.1.3.1对合同签订主体的资格进行审查,是否具备主体资格,证照是否齐全、是否合法,是否有承担民事责任的能力和履约能力;
5.1.3.2对授权委托签定合同的,应要求对方提交授权委托书并仔细审查受委托代理人的委托代理权限及期限等;
5.1.3.3全面了解对方资信情况,对资信不明的,应要求对方提供相应的担保；
5.1.3.4需进行价格审核的,应在合同签订前,按照相关规定办理;
5.1.3.5根据实际情况需要进行的其他工作;
5.1.3.6针对外车采购合同,签订前按公司要求对车辆、人员、信用进行审查;确定符合采购要求,方可签订;