课题】:任务四 公共关系工作程序(三)——公共关系实施
【教学目标】1、了解和把握公共关系实施的特点;2、明确公共关系实施的原则;
3、能够进行公共关系方案设计,消除实施过程中的各类障碍。
【教学重难点】点:公共关系实施方案设计
【教学方法】讲授法、案例法、师生讨论、小组活动
【教具】课本、麦克风
【教学课时】 周课时4
【教学过程】
一、导入
1、复习旧课:公共关系策划;
2、导入新课;公共关系实施(先理论后练习)
2、讲授 书p120-129
什么是公共关系实施?
公共关系实施是指社会组织为了实现既定公共关系目标,充分依据和利用实施条件,对公共关系创意策划进行实施策略、手段、方法设计并进行实际操作与管理的过程。公共关系实施是解决公共关系问题和实现公共关系目标得到重要环节。
一)公共关系实施的特点与原则
1.公共关系实施的特点
1)艺术性。公共实施要勇于创新;也要善于攻心,掌握心理战的艺术;
2)文化性。现代生活就是文化生活,公关实施要基于现代物质文化、生活文化、经济文化;也要从传统文化中汲取灵感。;
3)情感性。公关实施表现为一种感情交流过程,要重视研究和利用公众心理和感情倾向,以情感人、动人、服人。打“感情牌”;
4)形象性。公关实施的策略、手段与方法必须具有良好的公众形象和社会形象(基于本组织以往公众形象、社会形象去进行实施);
5)关系性。公关实施以建立和协调组织与公众良好关系为基础,在公关实施的基础上巩固和发展广泛的关系网;
6)传播性。善于利用各种传播手段,整合资源,在实施阶段展现出良好的传播效果。
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2.公共关系实施的原则
公关实施是复杂而科学的过程,需要有一套科学的实施原则指导实施。
1)准备充分原则。留足时间准备充足,将各项工作落实到个人,建立“准备工作责任制”;
2)策划导向原则。公关人员必须严格按照既定的策划方案进行工作,其中包括目标导向、策略导向和实施方案导向。目标导向要求公关人员在实施过程中对照目标,发现差距,及
时采取措施,实现目标;策划导向要求公关人员按照既定策划思路去执行方案;实施方案导向要求公关人员严格按照实施方案实施工作;
3)控制进度原则。公关人员必须按照公关实施方案中的实施进度进行工作,随时跟进,及时发现工作滞后或超前的情况,做好协调与调度工作;
4)整体协调原则。公关实施要同步和谐,做到统一意志、统一指挥、统一心动,提高工作效率与效果;
5)反馈调整原则。公关实施有各种因素干扰,导致实施工作很难进行,公关人员要对问题有灵敏度,及时接受反馈发现问题,解决问题。
二)公共关系实施的方案设计
公关实施方案核心内容是公关策略的具体操作方法,需要精心设计。
1.设计实施内容
一种公共关系策略(或一个公共关系点子)的实施,往往要做多方面的工作。我们把“一个
方面的工作”叫做一个工作项目,这是一级工作项目。一级工作项目又可分解为若干个二级工作项目(即更小的工作项目),二级工作项目同样可分解为若干个三级工作项目,直到不能再分解为止。我们把不能再分解的最后一级工作项目称为工作内容。
2.设计实施方法
1)工作方法的设计要具体、仔细、实在,工作量要小,尽量简单,具有较强的可操作性。
2)工作方法的形象要好,成本要低。
3)完成工作任务(内容)和实现策略(点子)的可靠性要高,防止“实现功能不足”。
4)必要时进行多种方法组合,有利于增加完成工作任务和实现策略(点子)的把握度,但要防止“实现功能过剩”,以免造成实施成本增加。
5)要为有风险的操作方法设计备用方法,确保万无一失。
6)工作方法要符合目标公众心理,符合政策法律和各种社会风俗习惯、伦理道德。
3.选择实施时机 把把握时机、科学决策;
4.确定实施进度 最直观的是做出时间进度表;
5.确立实施流程 确定好分工协调与时间衔接;
6.开始实施预算 公关策划阶段需要做到一级项目经费预算(或总体经费预算)
7.安排工作机构人员
1)公关实施主体 三种:组织内部公关部(或相关结构)、公关公司和公关社团。
2)公关实施机构结构 为完成公关任务建立的专门组织。机构具有多层级特点,从低级到高级,人数依次减少,权利依次增大,形成金字塔型稳定结构。
3)公共关系实施机构设置的程序是:①明确指导思想,确定组建机构的目的和任务。②制定编制方案。根据领导机构的任务和工作量,确定部门、职务和人数,规定每个岗位的职
责。③确定领导体系。明确纵向隶属关系和横向协作关系。④报批机构编制方案。⑤任命领导人和安排工作人员。
8.建立规章制度
要依据公关职业准则和组织中有规则制度,以及公关实施的具体情况制定出各项公关实施工作制度。
这些工作制度涉及如下内容:①职业道德。②信息保密。③经济关系。④行政关系。⑤分工协调。⑥交际形象与礼仪规范。⑦请客送礼。⑧奖罚机制。⑨危机处理(紧急处理)。⑩差旅出勤。
9.实施人员培训
方案实施之前对实施人员进行一定的培训,研讨公关方案实施的操作方法,反复体会;使用有风险的方法,要进行模拟演练,降低失误率,确定备用方案;确定不同方案之间的衔接和协调。
10.办理审批手续
根据《中华人民共和国行政许可法》第29条规定,公民、法人或者其他组织从事特定活动,依法需要取得行政许可的,应当向行政机关提出申请,待取得相关部门批准后方可实施。主要部门有:①关于向地方文化部门报批。②关于向公安部门报批。③关于环卫部门的审批。④关于消防部门的审批。
报备流程:
1. 确定活动场地 首先要确定活动的举办地点,因为要根据活动地点到所属地的派出所进行报备。
2. 活动方案初审 带上提前做好的活动方案,到活动举办场地所属的派出所,进行方案初审。
3. 准备审批材料 方案初审通过后,警察叔叔会给出一张准备材料清单,根据要求准备相应材料。
4. 材料提交审核 集齐所有材料后,提交派出所做再次审核,如果有部分内容未达到要求,警察叔叔会让回去继续准备。
5. 获得申请备案决定书 奔驰活动所有材料审核通过后,可以获得一张活动申请备案决定书,整个报备流程就完成啦!
申请材料上文中有提到方案初审通过后,需要根据清单要求准备相应材料,材料一般包括下面这几项:
1. 活动方案;举办活动首先要做活动方案,这个不必多说。
2. 活动组织单位依法成立的证明(营业执照);在报批的过程中,需要证明公司的身份,需要出具活动主办方的营业执照,副本复印件即可(最好加盖公章)。
3. 安全责任人身份证明;整场活动的安全责任人是谁?一般是活动负责人,需要准备安全责任人的身份证原件和复印件。
4. 场所场地租赁、借用协议书;和场地主签订的场地租赁、借用协议书。
5. 现场安保方案;现场安保方案现在越来越重要,内容一般包括时间、地点、参加人员、活动内容、现场负责人及电话、安保力量、现场安保负责人及电话、安保力量所在点位、贵重物品保存的情况;
6. 安检服务、保安服务、设施搭建等企业、机构依法成立的证明,制定突发事件应急预案,准备现场急救人员或急救车,用于现场若出现大人流或踩踏等事件的紧急处理;另外,还应预先确定人车流线,并附活动现场平面图。以及活动组织单位与其签订的服务协议(这部分可以理解为“各种资质”,安检资质、安保资质、设施搭建资质、医疗急救资质……)
7. 如使用证件、发售门票,应提交票证管理方案;如果在活动当中,涉及使用证件、发售门票,还需提交票证管理方案进行审核。
8. 风险评估公司对活动进行评估,针对风险点制定相应措施;活动筹备的过程中,需要请风险评估公司对活动进行整体评估,针对风险点制定相应的措施,查漏补缺。
9. 法人约谈;筹备过程中,需要法人和警察叔叔见个面。
10. 安全责任书;大型活动在执行当天,需要现场与所有参与人员签订安全责任书,报批的时候这份安全责任书也是需要携带的。
11. 安监部门的质检报告。在场地相关的设施搭建完成后,还需要获得当地安监部门的质检
报告,这也是保障活动安全的重要环节。如果材料全部通过,就可拿到珍贵的活动申请备案决定书啦!到此,我们大型活动报备工作就完成啦!整个流程清楚了,办事效率也会高很多,即使是外包给公关公司,我们自己也要对这些流程非常清楚哦!
注意:每个地区的规定可能不太一样,区域、举办场地不同,报备要求及申报材料也不尽相同,具体请向咨询当地相关部门进行报备。
三)公共关系实施的障碍及排除
1.实施主体障碍
实施主体产生障碍的原因主要是:组织人员的素质、管理水平、策论与存在的问题与失误。
1)公共关系策划实施人员障碍。实施人员违反实施制度、工作不认真负责、没有积极性、职业道德素质和工作能力欠佳等问题;针对这样的问题,要选择优秀的实施人员并进行培训,建立严格有效的激励和约束机制;
2)公共关系策划的目标障碍。目标不具体、不明确、不实际、过高或过低、可行性较低、不符合社会利益等。针对这样的障碍,要在策划阶段征求各方意见,制定切实明确具体的目标;
3)公共关系策划的创意障碍。策划创意不符合公众心理需要和行为规律、针对性不强、策略零散难以耦合、可操作性差、实施风险大等问题;针对这种问题,要集思广益,提高策划素质,创新技法,做出正确的策划创意;
4)公共关系策划的预算障碍。预算不足造成实施经费短缺。针对此类问题,应了解开支标准、反复测算,并留有充分余地;
5)公共关系计划实施方案障碍。工作方法不正确、工作内容配合不够好、实施时机决策失误等问题;针对此类问题,要选择有经验的公关人员来设计方案,征求各方意见,力求实施方案科学、适用、有效、节约;
2.实施沟通障碍
1)语言文字障碍。哭笑不得的标语翻译
2)习俗障碍。(西方认为13是不吉利的数字参加晚餐的第13个人是耶酥的弟子犹太。就是这个犹大为了30块银元,把耶稣出卖给犹太教当局,致使耶稣受尽折磨。参加最后晚餐的是13个人,晚餐的日期恰逢
13日,“13”给耶稣带来苦难和不幸)
3)心理障碍。(注意雷池距离) 4)年龄障碍。5)观念障碍 (品牌观念还有固有观念影响公众的看法- 进口奶粉vs国产奶粉)
3.实施环境障碍
1)政治环境制约因素。政府的有关政策、法规的管制,以及政治形势、政策变化的影响。(疫情影响,贺岁档电影无法上映)