前言
［适用范围公司各部门
［规范目的］：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对 外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。
XX参观接待流程和指引（流程图参见附件一）
1・1、来访时间及宾客信息确认
1.1.1预约到客人后，尽快确认宾客来访时间（年/月/日/时）。
1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。
1.1.3需要确认接待的地点。
1.1.4需要确认宾客信息，确认接待级别。（姓名、单位、职位、头衔等）
1.1.5需要了解客户公司经营性质。
1.2.接待活动主题以及来访情况确认
1.2.1确认宾客的来访目的以及合作诚意。
1.2.2长安之星车友会客户预期谈判的内容。
1.2.3明确此次来访带来的深远影响。
1.2.4根据上述确认此行活动的主题。
1.3、 来访安排
1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总 经理和部门负责。
1.3.2接待安排（接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排）。
1.3.3会议安排
客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参 与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。
1・4、资料稿件准备确认
1.4.1根据每次接待的不同以及需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公 司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。
1.4.2办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍 投影设备等。
1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。
1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理及 市场部经理。
1.5＞成立接待小组（详情参见附件二）
根据每次接待情况的不同，组建接待小组。
1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后 负责接待信息归档、传递。
常熟车祸1.5.2接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录, 可参与实施接待。
1.5.3接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排, 承担接待工作。
1.5.4各环节具体负责人（例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行 政部；讲解人员一技术支持部；等等。）
2、接待来访前期准备工作
2.K吃、住、行安排（详情参见附件三）
根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。
2.2、 制定参观路线
2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。
2.2.2根据我方希望展示的方向，制定参观路线。
2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。
2.2. 4绘制参观路线图/参观路线流程。
2.3、 公司整体布置（详情瘵见附表二）
2.3.1外部：
1欢迎横幅
2指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）
3花篮/植物绿化
4KT版签名墙
5红地毯
（以上信息可以根据每次具体来访而定）
2.3.2内部：
买什么车经济实惠
1红地毯（按照参观区域布置红毯）
2植物/花盆装饰
3果盘/茶水/咖啡
2.3.3特殊：
1展厅——产品展示、调试、演示、讲解。
2会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。
3会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。
（以上信息可以根据每次具体情况而定）
2.4、 采购接待所需物品（详情参见附表二）
根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：
迷你clubman1接待小组提出一定诉求；
江淮货车新车报价2行政部门制作预算报价呈批；
3行政部获批后进行采购；
4根据要求进行布置/装饰。
*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）
*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）
*特殊用品（机器设备等）
2.5、 员工面貌整理（详情参见附件四）
统一要求全体员工职业装接待。
2.6、 人员安排（详情参见附表二）
2.6.1调配人员（整体调控各项事物的顺利进行，例：总经理助理、接待助理、 接待配合部门经理等。）
2.6.2各环节负责人
2.6.3礼仪人员
2.6.4其他人员
3、 接待来访当日具体工作
3・仁车辆待命
根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。
3. 1. 1车辆等级：
1一级 高级接待
*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。
*高级轿车（奔驰、宝马等）。
2二级——中级接待
*中级商务车（别克商务、日产商务等）。
*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。
3三级一普通接待
*普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。
*普通轿车/打车。
3.1.2机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。
3.2、 设备调试
产品设备调试：
1第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。
2第二阶段：来访前一天，最终设备调试。
3第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。
3.3、 工作人员到位
1接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。
2接待当日，所有参与接待人员提前到岗。
3最终确认每项环节的安排，防止出现纟比漏。
3.4北京车管业务调整、 领导会晤
1陪同人员参与会唔（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。
2会唔期间，所有接待人员待命。
3.5、 结束送行
1根据身份确定规格而定。
（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）
2送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。
4、 接待来访后期总结工作
4.1、 电话回访、后期跟进
接待小组/具体项目组执行：
4.1. 1接待活动结束后一个星期内，给予对方电话回访，查看此次接待的反响, 以及客人的意见。
4. 1.2对于会议上提出的相关问题进行跟进并执行。
4.2、 总结会议
4.2.1接待活动结束后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。
4. 2. 2总结并记录此次接待活动的利弊。
4.2.3成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。
4・3、总结整理资料留档
4.3.1接待小组收集每次接待的相关资料以及图片，整理归档。
4. 3. 2相关部门收集整理接待相关资料以及图片，便于后期业务跟进。
5、 特别注意事项（详情参见附件三）
6、 保密原则特别申明
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练 介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场 合，应向参观人员说明。
【结束语】
兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特制订本规定，此规定从颁布之日 起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。
发布评论