CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训一、档案收集方法二、整理基本流程三、整理基本方法四、档案移交手续五、实际案例分享奇瑞大学1
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训一、档案收集方法（1）、档案收集。即通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各部门、个人手中的档案有组织、有计划地分别集中到档案管理部门，实现统一管理。此环节为部门兼职档案员与车间、班组的兼职档案员衔接的工作环节，需紧密配合，相互协作。A、档案收集的方法。（A）、档案管理部门要参与文件控制中去，在文件生成流转过程中进行控制。（前端控制理论）（B）、归档制度。明确归档范围和归档时间。（C）、明确归档领导责任。各部门，各项目负责人对归档到公司档案管理部门的档案的完整性，有效性负责，并签字确认。奇瑞大学2
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训奇瑞大学文件处理标签年月日年月日成收发文单位文文号号文件标题接收人意见科室意见领导批示处理情况：5923133传真：5922875奇瑞大学综合管理部奇瑞大学3
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训二、整理的基本流《档案管理规定》根据实际情况主要针对图纸分类立卷去铁质装订统一折叠格式提高意识卷、件件，线盒内目录、总目录修改三笔编号装订入盒编目盒编号、标识盒内目录、盒脊标识架编号等盒整理打印粘贴上架奇瑞大学4
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训三、整理的基本方法1、分类。按照《档案管理规定》中所列类别进行一、二级的分类。各部门可根据自身特点，进行更细致的分类。如下：一级分类二级分类档培训档轿车公司培训档三级分类根据需要分类总装车间培训档……一般文件根据定义很容易确定其类别。摸棱两可的文件，可根据其具体内容和形成者进行归属。奇瑞大学5
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CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训二、整理的基本方法2、立卷。在同一类别下，将同一主题的文件归拢，形成一个独立的保管单位。A、非同一主题的文件不能组成一卷。B、同一卷内的文件又分别属于另外一卷的可根据该份文件在卷内的重要程度判定其归属，另外卷可使用其复印件以保证其卷的完整性。C、卷不装订，只做形式上的归整。单份文件依然保持其独立性。举例如下：合作办学（主题）：合作办学成立必要性调研材料，组织机构成立材料（文书档案），专职讲师招聘材料（人事档案），项目实施设备投入（设备档案）等。方法一、保证档案目录的统一性。方法二、组卷标准拆分：文书档案；人事档案，等。奇瑞大学6
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训三、整理的基本方法3、除去铁质装订材料。原则上要求所有档案铁质装订材料必须去除。钉书针、装订夹。包括例外，拆除会损坏档案实体的，拆除会去除明显档案标志的。可保留非铁质的装订。4、统一折叠格式。所有档案应统一成A4大小，大于A4用手风琴式折叠成A4大小，小于A4大小的以A4计。折叠应注意以下问题：A、折叠要留出装订部分；B、标题要露在外面。C、蜡底图等不宜折叠的档案，不能折叠（折叠会损坏档案载体）。D
、蓝图一律折叠成A4大小，但不装订。奇瑞大学7
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训三、整理的基本方法5、去三笔。所谓
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三笔是指圆珠笔、铅笔、非炭素墨水的笔迹。根据各种笔迹材料和纸张的附着方式，圆珠笔、铅笔、非炭素墨水笔迹的保管年限很短。一段时间后，会产生褪现象。对已经是三笔形成的档案，原则上要求依照原有笔迹，用耐久笔迹（炭素黑墨水）重描一遍。三笔现象是文件形成时就形成的，消除三笔，必须从文件形成时就灌输耐久性观念。奇瑞大学8
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训三、整理的基本方法6、编号。编号是指卷编号、件编号和页码。A、在卷不装订的情况下，不编写卷编号，以档案盒为单位编写档案盒号即可。B、件编号是指卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字，编写在该件的右上角。C、编写页码，对一卷档案内所有文件进行页码的编写，可根据情况编写在右下角或右上角。凡是有文字内容的要编写页码，空白页不编写。奇瑞大学9
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训三、整理的基本方法7、装订。卷不装订，指针对拆散的拆去铁质装订材料的单份的件的装订。可根据档案厚度选择不同的装订方式。但材料一律为绵质的线。A、薄的可用缝纫机。B、厚的可用（三孔）打孔设备打孔装订。8、入盒。原则上所有档案都要用标准档案盒来装载。例外：已经有包装材料，且包装材料不宜拆除的；因装订材料不能拆
除而无法放入档案盒的。入盒应注意：保持已整理文件的排列顺序。奇瑞大学10
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训三、整理的基本方法9、编目。有两个目录：盒内目录和总目录。编目要保证所有已存档案都能在目录中体现，并根据档案的整理秩序排列其在目录中的顺序。A、盒内目录。档案盒内所装载文件的目录，是档案盒装载档案的直接体现。应包含以下项目，可根据文种和工作侧重点不同进行调整。盒内文件目录组织人事类短期序号责任者文号名称日期页数备注B、总目录。单类别所有档案的目录，是某一类别所有档案的体现。具体如下：奇瑞大学11
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训三、整理的基本方法10、盒整理。包括以下三项工作内容：盒标题编写，盒编号编写，和装入盒内目录。A、盒标题。对该档案盒内所装载档案进行简明扼要的概括，形成一句概括性的文字描述，即标题。并在档案盒上标识。标题的概括方法如下：责任者（归档单位）+档案类别+主要内容+文种。可用与档案盒脊大小的纸张，文字用竖排方式打印出来。B、盒编号。根据入盒的顺序进行编号，用阿拉伯数字流水生成。C、已完成的盒内目录装入相应的档案盒内，并保持在第一页。奇瑞大学12
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训三、整理的基本方法11、打印粘贴。把做好的盒内目录，盒脊标识，总目录打印出来，总目录整理成册，以备查考。盒内目录装入相应档案盒，
盒脊标识剪裁并粘贴在相应的档案盒上。12、上架。按照整理的秩序和档案盒的编号上架保存。奇瑞大学13
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训四、档案移交手续1、档案移交—档案科档案移交（接收）登记单序备题名所属类别归档单位号注绝密机密秘密无密级移交部门：接收部门：填表说明：1、题名项填写要归档文件档案的名称。2、所属类别项填写要归档文件档案所归属的类别。/3、数量项，小计栏填写该归档文件档案的总//数量，以卷或盒为单位；绝密、机密、秘密和无密级项分别填写，该归档文件档案所属该密级下的数量。/奇瑞大学14
斯巴鲁改装四、档案移交手续CHERY-UNIVERSITY2、档案移交-接收人2006年项目审批表清单存档资料内容摘要组织人事类短期序号责任者文号名称日期页数备注67奇瑞大学2006-67电工作业20061></a>.9.1416行政部68奇瑞大学2006-68金属焊接、切割作业2006.9.1127行政部69奇瑞大学2006-69压力容器作业2006.9.1114行政部70奇瑞大学2006-70PKPM软件合理运用2006.9.1310规划设计院71奇瑞大学2006-71起重机械作业2006.9.1814行政部72奇瑞大学2006-722006年首期优秀实习生素质提升培训班2006.9.1910奇瑞大学73奇瑞大学2006-73PLC编程2006.9.2010变速箱公司74奇瑞大学2006-74全面生产维护（TPM）2006.9.2211变速箱公司75奇瑞大学2006-75拓展培训2006.9.2336项目管理部76奇瑞大学2006-76NVH基础设计2006.9.2328试验技术中心77奇瑞大学2006-77拓展培训2006.10.146审计部78奇瑞大学2006-78安庆蒂格伯茨公司参观学习2006.10.2037发动机公司79奇瑞大学2006-79绩
效管理与考核2006.10.2012人力资源部80奇瑞大学2006-80FANUC机器人知识培训2006.10.2110规划设计院81奇瑞大学2006-81拓展培训2006.10.2234信息技术部82奇瑞大学2006-82拓展培训2006.10.147控制部83奇瑞大学2006-83拓展培训2006.10.2313人力资源部84奇瑞大学2006-84劳动法律法规2006.10.2510人力资源部交接人：日期：接收人：日期：奇瑞大学15
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训1、整理奇瑞大学16
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训2、打孔-三孔奇瑞大学17
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训3、装订—穿棉线奇瑞大学18
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训6、从正面左边穿出5、从背面中间孔穿入奇瑞大学19
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训8、从正面中间穿出7、从背面右边穿入奇瑞大学20
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训9、线头分两边10、打结奇瑞大学21
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训11、剪断--装订结束奇瑞大学22 CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训12、去除铁质装订材料奇瑞大学23
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CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训13、编号——从封面开始14、编号时注意没有用的纸质背面要划去奇瑞大学24
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训15、盖章奇瑞大学25
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训16、编册号奇瑞大学26
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训17、入盒奇瑞大学27
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CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训20、标准文书档案盒奇瑞大学29
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训五、实际案例分享——内部培训项目档案整理流程收集关于一个内部培训项目的相关的资料，进行整理（封面+通知+签到表+培训分析（满意度汇总表）+满意度调查表+考试卷等）去铁质装订（用棉线装订，三孔）在右上角或右下角编号（1、编写号码从封面开始编写；2、用自然数顺序编写号码；3、凡是有用的页面都要进行编号；4、没有用的页面则用笔划掉且不编号）整理完一个培训项目则需在封面上盖章编写每册号码整个文件盒的文件则需编写盒内目录盒脊标识统一存放上交奇瑞大学30
CHERY-UNIVERSITY培训档案整理与归档操作技能培训五、实际案例分享——外委项目档案整理流程收集关于一个内部培训项目的相关的资料，进行整理（封面+请款报销确认单+项目审批表+培训对象申请表+审批备案单+培训计划/项目调整申请表+回任总结及培训计划+合同/协议的复印件（有可以附上）+培训分析表+效果调查汇总表+效果调查表（对咨询公司老师进行评价）+考试卷等）去铁质装订（用棉线装订，三孔）在右上角或右下角编号（1、编写号码从封面开始编写；2、用自然数顺序编写号码；3、凡是有用的页面都要进行编号；4、没有用的页面则用笔划掉且不编号）整理完一个培训项目则需在封面上盖章编写每册号码整个文件盒的文件则需编写盒内目录盒脊标识统一存放上交奇瑞大学31
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