为了进一步加强管理，规范置换程序和权限，使置换的实物、有价证券能够在公司实际生产经营活动中充分发挥其适用、实用的功效，特制定置换管理规定：
一、置换原则：
1、在置换过程中坚持公平、公正、互利、互惠，不得弄虚作假，损害公司的利益或形象，并坚持谁经手谁负责的责任追究倒查原则。
2、置换所得实物须为公司所需的或能增加公司经营收入的，但不得交换抵债的二手旧设备、物品等。如置换实物是用广告版面置换的，原则应按照公司当时适用的刊例价格结算，低于此标准的，应报董事长批准。
二、本规定的适用范围：
XX公司（媒体）范围内，凡利用公司资源在对外经营中本着有利于公司发展，提高公司总体
经济收入而进行实物或有价证券等物品置换的都适用本管理规定。
三、置换的范围：
1、房产、汽车等较大型可增加公司固定资产收入或做长期投资能合理利用的。
2、电脑、照相机、其它电子类产品。
3、机票、汽油。
4、餐饮、酒水、食品、住宿、奖品、礼品等消费类。
5、休闲旅游、文体演出、培训场所等有价票券(此条置换如有时限要求时需事先报计划，按公司所需进行，以防止
浪费)。
6、办公用品及低值易耗品。
7、其它报纸、电台、电视台等媒体互换广告。
8、除上述物品外，在实际经营中如有其它实物、有价证券等既有利于增加公司收益，又能合理利用公司资源的基础上经董事长审批同意后也可进行置换。
9、如遇特殊情况时，如可预见的呆坏账情况，为了将公司损失降到最低可以特殊对待，但必须经董事长及总经理办公会同意并备案后方可办理。
四、具体实施细则：
（一）置换物品的审批权限：所有在公司范围内进行的物品置换都必须履行审批程序，重大交换金额或价值超过30万元的需报总经理办公会审查，由董事长最终审批。未经审批任何个人和部门均不得利用公司的资源进行资产置换，否则视为违纪。
（二）置换物品的业务流程：
1、凡需办理置换实物的个人和部门，须事先书面（包括事由，实物名称、规格、数量和价格等）报分管领导审核同意，并符合上款规定报董事长最终审批后执行。
2、建立询价机制，由总办行政部对欲置换的实物进行市场询价后，方可执行置换程序。
3、置换实物办理部门必须与客户签订置换合同书，及其它需要说明的相关书面材料。汽车置换
4、办理置换实物的个人和部门按照置换合同，在置换实物完成后，须制作具体置换明细台账，包括置换日期、客户名称、内容、价格(若用广告交换还需注明刊登日期、版面尺寸、颜、版次及价格等主要因素)。
5、对置换回需列入固定资产的实物(如房屋、车辆等大型不动产)，由具体置换部门先到总办行政部办理入库手续，在取得入库手续单后再将入库单和其它手续一并拿到到财务部办理其它相关手续。财务部在没有看到入库单时不得为其办理其它相关手续。
6、置换物品的申请报告、领导批复、合同协议、置换明细台账等由各具体执行部门负责保存，按月提交财务部，作为部门目标责任考核依据和记入当年下达经营目标的依据。
五、特殊情况的处理：
1、所有物品置换原则上是只与生产商、供应商、经销商等直接客户之间进行的实物交换；不适用与广告代理公司之间的实物交换。
2、因工作的实际需要，各部门置换规定以外的物品而自用时必须按照本规定报批和登记，费用从当年部门经费中扣除。
3、对置换中使用广告交换实物的金额只计入广告工作任务指标，但不作为奖励和提成基数。对于公司生产经营过程中确实需要的，要求相关部门置换的，经董事长特批后可以视情况作为奖励提成基数。
4、置换中使用广告交换实物需一次一结，按照广告交换实物的实际价值双方互开发票，并据此确认收入。固定资产等属增值税应税范畴的需开增值税专用发票。
6、交换实物的价格不得高于当时市场平均价格，实物、机票、汽油票等有价票券应以签订合同日期交易实际发生时市场价格为结算价。所用广告折扣不低于公司当时的广告价格管理办法规定的价格。
7、经营单位和部门利用公司资源自换自用的实物或消费，必须按规定到总经理办公室办理相关登记审批手续，且实物及消费金额应纳入其部门经费中核算，不计入考核指标和利润收入，如不履行手续的将视为个人行为，并按照相关规定严肃处理。
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