车辆出⼚合格证管理规
定
Document serial number【NL89WT-NY98YT-NC8CB-NNUUT-NUT108】
重庆中远特种车辆有限公司
车辆出⼚合格证管理办法
发⾏版本: A1
⽂件编号：CQJ-GL-100-2016
2016年06⽉15⽇发布 2016年07⽉01⽇实施
重庆中远特种车辆有限公司发布
⼀、适⽤范围
为加强对机动车出⼚合格证的领⽤和管理，规范合格证打印、上传、变更、保管及U盾管理等内容，特制定本制度。本制度适⽤于重庆中远特种车辆有限公司所有专⽤汽车类整车合格证的管理。
⼆、⼈员组织管理
(⼀)相关部门职责
1.质量管理部
1)公司合格证的归⼝管理部门，负责公司所⽤合格证备案、接
受、发放、回收、补发、换发、登记；
2)负责合格证管理内部审核活动，监督合格证系统维护、打印、
上传、变更等；
3)负责合格证系统U盾的统⼀申购、发放、登记等。
2.供应部
1)负责公司所⽤合格证的采购。
3.技术部
1)负责合格证正⾯样式的设计、备案；
2)负责提供稳定可靠的合格证管理与打印系统，并提供信息系统
汽车合格证相应的培训。
4.销售部
1)负责合格证的交付使⽤，协调经销商或⽤户在合格证使⽤中遇
到的各种问题，并及时反馈。
2)协助解决产品技术参数使⽤中的问题。
(⼆)岗位设置
1.在质量管理部设合格证打印⼈员1名，主要负责合格证的打印、上
传、修改、撤销等⼯作，设合格证管理⼈员1名，负责合格证的⽇
常管理⼯作。
2.在产品技术部设兼职信息管理员1 名，由公告管理专员兼任，负责
合格证正⾯样式的设计、备案，负责合格证信息系统的维护。
3.在销售部设兼职管理员1名，负责合格证的交付使⽤。
(三)⼈员培训、考核及保密等
1.合格证管理员及公告管理专员每年必须参加⼀次由中机中⼼合格证
管理部在全国举办的培训会，并提交培训会议报告，部门审核后交
⾏政管理部存档。
2.对合格证管理⼯作相关⼈员的考核参照公司《质量管理考核办法》
进⾏奖惩。
3.合格证管理及打印⼈员须与公司签订合格证保密协议，对合格证的
各种信息、数量等严格保密。
三、合格证正⾯样式备案及管理，合格证正⾯样式制作、管理、变更及备案等要求。
(⼀)合格证正⾯样式的设计
1.合格证正⾯样式由产品技术部公告专员进⾏初设，然后经部门审核
后交由分管领导审定，由总经理签字后确定。
(⼆)合格证正⾯样式的备案
1.合格证备案严格按中机中⼼合格证管理部公布的备案要求准备材
料，部门审核后加盖企业公章，然后报送中机中⼼合格证管理部。
2.备案资料必须留存纸质、光盘和电⼦⽂档，交由⾏政管理部存档。
(三)合格证正⾯样式的变更
1.因公司名称、注册地址或其它原因需要变更合格证正⾯样式时，需
要详细说明变更原因、变更前后的区别、新证启⽤时间等。
2.变更流程仍按照上⾯合格证正⾯样式的备案的要求执⾏。
四、合格证发放管理
(⼀)合格证空⽩纸张印刷、纸张编号管理及纸张追溯⽅式
1.供应部采购⼈员联系合格证印刷⼚家，按照已备案的合格证正⾯样
式印制空⽩机动车出⼚合格证，空⽩合格证购回后，供应部应作好
空⽩合格证的采购记录，包括印制数量、印制⽇期、合格证编号
等。
2.空⽩合格证纸张交由质量管理部合格证管理⼈员保存，需与供应部
作好合格证纸张交接⼿续。
3.合格证打印⼈员每次从合格证管理⼈员处领取⼀定数量的空⽩合格
证，合格证管理⼈员必须作好登记，包括领取⽇期、数量、纸张编
号等。
4.合格证打印⼈员打印合格证后，必须记录打印⽇期、空⽩合格证纸张编号、车辆VIN、发动机号等，使它们⼀⼀对应，便于今后在查
阅任⼀纸张编号时，均能清楚知道该合格证的去向。
(⼆)合格证防伪信息管理
1.采⽤专⽤120克⾼级防伪⽔印纸：对光透视可看到纸⾯有“机动车合格证”字样。
2.⽆⾊荧光油墨，鉴别⽅法：在公司名称上⽅居中位置，⽤荧光灯照射，可看到亮绿⾊公司商标。
3.全息开窗⾦属线防伪，鉴别⽅法：⾁眼或迎光可看到条状安全线，开窗部分有“机动车合格证”字样。
4.胶印缩微⽂字，鉴别⽅法：在放⼤镜下，可观察到“JIDONGCHEHEGEZHENG”字样。
5.胶印浮雕底纹：迎光⾁眼可看到“机动车合格证”字样排列组成的
底纹，⽤专业防伪软件制作，具有较强防伪效果。
6.图案版画防伪：⾁眼可看到在票样团花中间位置有图案的版画效果，采⽤专⽤防伪软件制作，精致、美观，防伪度⾼。
7.正⾯四周印刷有精细复杂的钞线花边。
8.正⾯四⾓为难于仿制的防伪⾓花。
(三)合格证打印
1.合格证打印应按如下步骤执⾏：合格证打印前打印⼈员应⽐对公告并仔细核查确认后，⽅可操作。合格证打印完毕后，打印⼈员应再次核对合格证技术参数，确认⽆误后，留存⼀套复印件（包括合格证正、反⾯复印件、发动机拓印号复印件）给合格证管理⼈员。合格证管理⼈员持合格证复印件⽐对公告，确保合格证技术参数的准确性，合格证打印完毕后在48⼩时内上传。
2.⼀台车只允许出具⼀套合格证。
(四)合格证配发
1.合格证的配发应按如下步骤执⾏：发放前合格证打印⼈员应将合格证与实际车辆进⾏核对，确保每张合格证技术参数准确⽆误。
2.销售部⼈员在领取合格证前须将配发的合格证与实际车辆的发动机型号、发动机号码、车辆识别码（即VIN码）等进⾏核查，双⽅确
认⽆误后，质量部检测线履⾏发放签字⼿续。
3.车辆检验合格才能允许合格证的发放。
4.合格证管理⼈员将对打印⼈员提交的复印件资料进⾏分类、集中整理并建⽴档案。
(五)合格证换发
1.合格证履⾏交接⼿续前，因打印⼈员失误造成车辆参数错误需更改的，质量部⽆条件重新打印合格证进⾏换发，合格证打印⼈员必须作好换发记录，包括换发⽇期、纸张编号、原纸张编号、车辆VIN、发动机号等。
2.合格证履⾏交接⼿续后，因其它原因实施的更改，由销售部持有经办⼈签字确认的《更改申请》和原合格证等，并经公司领导签字同意后，到质量部申请换发，换发的新合格证必须经质量部领导审批后才予发放。
3.合格证打印、更改与公告车型存在不符，相关部门必须提出申请或出具承诺函并有经办⼈签字确认，经公司领导签字同意后，质量部才准重新打印进⾏换发。
4.因车辆返⼯需更改的合格证等，销售部应将《返⼯申请单》和原合格证交付质量部，质量部才准打印换发。销售部领取合格证时应按合格证配发流程执⾏。
5.质量部及时对合格证旧件登记回收。
(六)合格证重发、遗失、作废管理
1.合格证在销售部或⽤户⼿中遗失，销售部需填写《合格证重发申请》，申请包括原合格证纸张编号、车辆VIN、发动机号、重发原
因等，部门审核后交由质量管理部进⾏重新打印，然后按合格证配发流程执⾏，但合格证打印⼈员须作好合格证重发记录，包括重发⽇期、纸张编号、原纸张编号、车辆VIN、发动机号等。
2.合格证因打印失误造成合格证作废的，合格证打印⼈员应向合格证管理⼈员报告，并填写《合格证作废申请》，交由部门领导签字后作废，合格证管理⼈员作好记录，包括纸张编号、作废⽇期、作废原因、作废合格证上的车辆信息等。
3.合格证因公告变化或其它原因使得原合格证没有⽤处⽽作废的，销售部应填写《合格证作废申请》，销售部门领导签字后交由合格证管理⼈员，合格证管理⼈员作好记录，包括纸张编号、作废⽇期、作废原因、作废合格证上的车辆信息等。
4.合格证管理⼈员每⽉初组织对上⽉合格证等使⽤情况进⾏⼀次全⾯的核查，包括打印数、作废数、剩余数等与领⽤数是否相符，对作废合格证进⾏统⼀销毁。
五、合格证电⼦信息及系统管理
(⼀)合格证系统企业代码、⽤户名、密码的领⽤与保密管理
1.合格证系统企业名称、⽤户名、密码由合格证管理⼈员存档保管，合格证打印⼈员⾸次使⽤系统时，从合格证管理⼈员处签字领⽤。
2.当合格证打印⼈员由新⼈接替时，合格证管理⼈员应重新设置密码，然后由新来的合格证打印⼈员签字领⽤。
3.合格证管理⼈员为合格证管理系统的企业联系⼈，其信息必须与本⼈相符，当合格证管理⼈员变换后，新来的合格者管理⼈员必须在⼆⽇内登录系统变更合格证管理系统的企业联系⼈信息为本⼈。
4.合格证管理⼈员和打印⼈员必须对企业代码、⽤户名和密码进⾏保密，不得透露给第三⼈，因保管信息不善造成损失的，将按公司相关规定给予处罚。
(⼆)合格证电⼦信息上传、修改、补传、撤销的管理
1.合格证电⼦信息上传，当合格证打印后，合格证打印⼈员可直接将该数据在48⼩时内上传⾄中机中⼼，上传两天后，合格证管理⼈
员需到合格证管理系统查询该批数据的状态，确认数据上传成功。
2.合格证电⼦信息补传，当合格证打印后，因故在48⼩时内未上传，则合格证打印⼈员需填写合格证补传申请，交由部门领导签字后，登录系统进⾏补传。
3.合格证电⼦信息修改，合格证上传后，如发现局部错误，合格证打印⼈员需填写合格证修改申请，交由部门领导签字后，登录系统修改后上传。
4.合格证电⼦信息撤销，合格证上传后，如发现整车合格证编号、底盘合格证编号、车辆识别代号（VIN)、发证⽇期、车辆制造⽇期
出现错误，合格证打印⼈员需填写合格证撤销申请，交由部门领
导签字后，登录系统进⾏撤销，撤销成功后，再⾛合格证上传流程。
(三)打印、上传合格证的计算机设备、U 盾及相应软件程序的授权、操作、维护管理规定；
1.打印、上传合格证的计算机设备由质量管理部根据需要向⾏政部提出购置申请，其配置必须满⾜合格证管理系统需要，该计算机
在醒⽬位置注明为合格证打印专⽤设备。
2.合格证管理系统由技术部公告管理专员进⾏安装，安装后进⼊合格证管理系统的密码由合格证打印⼈员⾃⾏设置。
3.U盾由合格证打印⼈员在合格证管理⼈员处签字领⽤。
4.U盾每个⽉定期更新，在每⽉1号，合格证打印⼈员需填写合格证U盾更新表，合格证管理⼈员现场查看U盾有效期后在表格上签字
发布评论