海马郑州〔2010〕 签发人：
海马（郑州）汽车有限公司第二工厂
一、目的与适用范围
为了确保海马（郑州）汽车有限公司第二工厂(以下简称“公司”)设备备品备件的有效管理，降低备品备件采购成本，及时提供优质的备品备件，满足设备日常维护和维修的需要，制定本办法。本办法适用于在生产管理部（第二工厂）备件库入库的设备备品备件采购计划、采购和仓储的管理。
二、引用文件
1、《采购控制程序》
2、《物资仓储管理程序》
3、《日常消耗性物资采购管理办法》
三、术语与定义
备品备件：为了缩短设备待修时间，在设备维修之前予以储备的设备配件材料。
四、职责与权限
1、生产服务部（第二工厂）保全科主要负责生产设备的保全及其备件申报、使用、存储（三郑州海马汽车厂级库存）、维修等工作。
2、生产服务部（第二工厂）动力科主要负责非生产设备、设施的保全及其备件申报、使用、存储（三级库存）、维修等工作。
3、生产服务部（第二工厂）设备科主要负责设备备品备件采购计划的汇总、审核、申报与费用控制，专用设备备品备件品牌、型号及参考供应商的选择，每年12月编制下一年度的费用预算。
4、生产服务部（第二工厂）为设备职能管理部门，全面负责所有设备（除办公计算机系统外）保全及备件业务管理与技术监督工作。
5、生产管理部（第二工厂）物流科为公司物料管理部门，主要负责公司所有设备备件（一级库存）仓储管理工作。
6、采购管理部为公司各类物资采购管理和执行部门，主要负责设备备品备件的采购及其相关手续的办理工作。
7、计划财务部负责对采购设备备品备件的价格进行审核，配合采购部做好通用备品备件供应商的选择工作，监督检查设备备品备件的采购及使用情况。
五、设备备品备件管理流程图
六、工作内容及要求
（一）建立备件技术台账
生产服务部（第二工厂）保全科各保全班组根据职责范围划分确定合适的备品备件储备数量，编制《设备备件技术台账》。
（二）提出备件采购计划
1、设备生产服务部（第二工厂）保全科各保全班组和设备使用部门（第二工厂）依据重点备件清单中的最高最低库存原则以及设备维修保养的需要（每月10日前）填写《采购计划申请表》，申请表中备注栏需体现备件需求紧急情况（A类：紧急，需优先采购；B类：较急；C类：一般）及参考报价等内容，第N月10号前提交第N+1月备品备件采购计划。如需紧急采购备品备件，由各保全班组或设备使用部门（第二工厂）自行填写《紧急采购审批表》，注明紧急采购原因，报生产服务部（第二工厂）设备科审核后，按《日常消耗性物资采购管理办法》中相关流程执行，应尽量减免提报《紧急采购审批表》。
2、重点设备储备用备品备件使用后，根据《设备备件技术台账》安全库存的要求，对应保全班组应在当月《采购计划申请表》中，及时补充。
3、外委加工制作的备品备件，提出加工要求的部门/科室/班组，需提供详细加工图纸或及其他技术要求，报生产服务部（第二工厂）设备科审核后，进行招标制作。
4、自制备件
A、保全班组提出的一般备件或急件（在生产服务部（第二工厂）机加班加工能力范围内），需填写《工作联系单》,直接由生产服务部（第二工厂）机加班安排加工；
B、保全班组提出的关键备件的加工制作，必须填写《工作联系单》，并提供备件详细图纸及其他技术要求，报生产服务部（第二工厂）设备科审核后，由设备科根据《工作联系单》，联系机加班进行加工制作；
C、设备使用部门（第二工厂）或其它部门需要加工制作备件，必须填写《工作联系单》，并提供备件详细图纸及其他技术要求，报所属部门领导及生产服务部（第二工厂）设备科审核后，由设备科根据《工作联系单》，联系机加班进行加工制作。
三、备品备件审核
生产服务部（第二工厂）设备科每月12日前汇总各部门/班组当月所申报备件计划，依据《设备备件技术台账》及实际需求情况，对所申报的备件进行审核、调整及费用预算控制，并于每月20日前提报采购部《采购计划汇总表》。
四、备品备件采购
1、单个或小批量备品备件采购由采购部门按《采购控制程序》进行采购；
2、大批量（符合公司采购招标要求）备品备件采购由生产服务部（第二工厂）按公司招标管理办法负责组织招标，采购管理部执行采购；
3、采购过程中，重点设备的关键备件若要更改/换《采购计划申请表》中所申报的品牌或型号规格，必须经备品备件提出部门/班组同意后，报设备科进行审核；
4、备件申报部门/班组每月20日前将未能按时购回的备件（国内备件采购周期超过1个月，国外备件采购周期超过3个月）列出清单报生产服务部（第二工厂）设备科，设备科汇总后反馈至采购管理部，采购部必须在规定工作日内填写《设备备件购买状态反馈表》报生产服务部（第二工厂）设备科，生产服务部（第二工厂）对此进行监督协调。
五、备品备件验收
1、备品备件计划提出经办人、物流科仓库保管员应对采购到厂的备品备件按《采购计划申请表》、购货发票、合同、装箱资料等，核对备品备件的名称、规格、图号、价格和数量，做到数量清、质量清、型号规格清、备品备件用途清、单价总价清。单价≧5000元的备品备件，由备件提报班组指定责任人对其性能进行验证，发现不合格或有缺陷的备件应拒绝接收，进行退库处理，并及时通知采购部门。
2、委托加工件应附委托加工图纸、检验合格证等验收。
3、使用部门（自制备件加工计划提出部门/科室/班组）根据《工作联系单》以及相关制作要求对自制备件进行验收。
六、备品备件领出及存储
1、生产管理部（第二工厂）物流科按照《物资仓储管理程序》的相关规定做好设备备件（一级库存）入库、保管（含日常检查、盘点和防护）、出库等工作。
2、生产服务部（第二工厂）二级库管理员按照《物资仓储管理程序》的相关规定办理备品备件一级库出库领用手续，不经二级库管理员的批准，保全班组任何个人不得擅自从一级仓库领用备品备件与材料。二级库管理员建立《二级库存台账》，并实时更新。
3、常用及易损备品备件由各保全班组三级库管理员填写《领料单》至生产服务部（第二工厂）二级库管理员处，二级库管理员凭《领料单》发放备件至三级库，三级库管理员负责班组三级库备件的保管、出入库登记、月末盘点及成本控制等管理工作。三级库管理员建立《三级库存台账》，并实时更新。
4、自制备件提出部门/科室/班组，凭《工作联系单》办理领用手续,机加班统计加工所消耗原材料及工时等数据，备品备件费用。
七、备品备件使用
1、存放于一级库的备品备件，生产服务部以外部门/科室/班组，需要使用时，必须持《生产领料单》报生产服务部（第二工厂）审批后，方可领用。
2、存放于生产服务部（第二工厂）二级库的备品备件，使用人需填写《领料单》，交至二
级仓库管理员处，方可使用。存放于保全班组三级库的备品备件，使用人必须告知三级仓库管理员，并在《备件领用登记表》上做好相关记录，方可使用。
3、备品备件的使用执行“以旧换新”原则，更换下来的已损坏或性能不稳定备件，放置于三级库内“废旧备件”存放区，保全人员尽量修复并重新利用，将废旧备件的价值最大化体现。在计划报废或不再使用的旧设备中，有部分备件并没有丧失技术性能，必须及时拆卸整理，入库备用。三级库管理员对入库的旧备品备件标明修复件标记，使用时做到物尽其用。
七、附则
1、此前发布的有关设备备品备件管理的规定与本规定相抵触的,按照本规定执行。
2、本规定由生产服务部（第二工厂）负责解释。
八、记录与表格
1、《设备备件技术台账》
2、《采购计划申请表》
3、《采购计划汇总表》
4、《紧急采购审批表》
5、《材料领用申请单》
6、《领料单》
7、《备件使用登记表》
8、《二级库存台账》
9、《三级库存台账》
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