浅谈提⾼物资采购计划准确性的措施
2019-10-20
摘要：物资采购计划是企业的⼀项重要⼯作，其准确性直接关系到企业运营成本。制定计划做到数量准确、操作性强、储备合理，在确保企业正常运⾏的同时，最⼤限度地降低采购成本，使企业运⾏成本处于理想状态，才能为企业提供强有⼒的市场竞争⼒。本⽂探讨了提⾼物资采购计划准确性的措施。
关键词：物资采购采购计划准确性措施
物资采购计划是企业的⼀项重要⼯作，其准确性直接关系到企业运营成本。有些单位的物资需求缺乏规律性，物资需求信息缺乏准确性和及时性，造成物资采购缺乏计划性，从做出采购决策到使⽤物资的时间很短，经常出现应急采购，不但影响了企业正常的⽣产，⽽且提⾼了采购成本。因此，制定计划做到数量准确、操作性强的采购计划，能为企业提供强有⼒的市场竞争⼒。
⼀、物资采购计划概述
采购计划与预算是属于⽣产计划中的⼀部分，也是企业年度计划与⽬标的⼀部分。通常，业务部门的⾏销计划（即销货收⼊预算）为年度营业计划之起点，然后⽣产计划才随之订定。⽽⽣产计划系包括采购预算（直接原料成本）、直接⼈⼯预算及制造费⽤预算。由此可见，采购预算乃是采购部门为配合年度的销售
预测或⽣产数量，所对需求的原料、辅料、零件等之数量及成本做详实的计划，以利整个企业⽬标之达成。亦即，采购计划与预算虽是整个企业预算的核⼼，尚若单独编订，不但缺乏使⽤的实⽤的价值，也失去其他部门的配合。所以，采购预算之编制，必须依循企业预算制度为之，⽽有其⼀定的流程与步骤。
（⼀）编订采购数量计划的⽬的
企业之经营始⾃购⼊原料、物料后，经加⼯制成或经组合装配成为产品，再透过销售过程获取利润。其中如何获取⾜够数量的原料、物料，即是采购数量计划的重点所在。因此，数量计划乃是为维持正常的产销活动，在某⼀特定的期间内，应在何时购⼊何种材料多少的估计作业。此项数量计划应达到下列的⽬的：第⼀，预估材料需⽤数量与时间，防⽌供应中断，影响产销活动。第⼆，避免材料储存过多，积压资⾦，占⽤堆积的空间。第三，配合公司⽣产计划与资⾦调度。第四，使采购部门事先准备，选择有利时机购⼊材料。第五，确⽴材料耗⽤标准，以便管制⽤料成本。
（⼆）采购量之决定过程
由销售预测，加上⼈为的判断，即可拟订销售计划或⽬标。此⼀销售计划，系表明各种产品在不同时间的预期销售数量；⽽⽣产计划即依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订。⽣产计划只列⽰产品的数量，并⽆法直接知道某⼀产品需⽤哪些物料，以及数量多少，因此必须借助⽤料清表。本
表是由研究发展或产品设计部门所拟订的，内容列是各种产品由哪些材料所制造或组合⽽成。根据此表可以精确计算制造某⼀种产品的⽤料需求数量。⽤料清表所列的耗⽤量，即通称的标准⽤量，与实际⽤量相互⽐较，作为⽤料管制的依据。若产品有存货，则⽣产数量不⼀定要等于销售数量。同理，若材料有库存数量，则材料采购数量也不⼀定要等与根据⽤料清表所计算的材料需⽤量。因此，必须建⽴物料的存量管制卡，以表明某⼀物料⽬前的库存状况；再依数量，然后才开具请购单，进⾏采购活动。
⼆、影响物资采购计划准确性的因素
制定物资采购计划的第⼀步是确定并分析影响物资采购计划编制的主要因素，影响物资采购计划编制的因素很多，具体有以下⼏个⽅⾯。
（⼀）年度销售计划
除⾮市场出现供不应求的状况，否则企业年度的经营计划多以销售计划为起点；⽽销售计划的拟订，⼜受到销售预测的影响。销售预测的决定因素，包括外界的不可控制因素，如国内外经济发展情况（GDP、失业率、物价、利率等）、⼈⼝增长、政治体制、⽂化及社会环境、技术发展、竞争者状况等；以及内部的可控制因素，如财务状况、技术⽔准、⼚房设备、原料零件供应情况⼈⼒资源及企业声誉等。
（⼆）年度⽣产计划
⼀般⽽⾔，⽣产计划根源于销售计划，若销售计划过于乐观，将使产量变成存货，造成企业的财务负债；反之，过度保守的销售计划，将使产量不⾜以供应顾客所需，丧失了创造利润的机会。因此，⽣产计划常常因为销售⼈员对市场的需求量估算失当，造成⽣产计划朝令⼣改，也使得采购计划与预算常常调整修正，物料供需长久处于失衡状况
（三）采购环境
这⾥采购环境主要是指⼴义上的较为间接的，它包括内部的不可控因素，如企业的声誉；技术⽔准、⼈⼒资源、财务状况、⼚房设备；原料零件供应情况等，以及外界的不可控因素，⽐如国内外经济发展状况、社会环境、政治体制；⽂化、⼈⼝增长、技术发展、法律法规、竞争者状况等，这些因素的变化都会对企业的采购计划和预算产⽣影响。所以采购经理要能够意识到采购环境的变化，并能很好地利⽤这些变化。
（四）⽣产效率
⽣产效率的⾼低将使预计的物料需求量与实际的耗⽤量产⽣误差。产品的⽣产效率降低，会导致原物料的单位耗⽤量提⾼，⽽使采购计划中的数量不能满⾜⽣产所需。过低的产出率，也会导致经常进⾏修改作业，从⽽使得零组件的损耗超出正常需⽤量。所以，当⽣产效率有降低趋势时，采购计划必须将此额外的耗⽤率计算进去，才不会发⽣原物料的短缺现象。
（五）存量管制卡
由于应该采购数量必须扣除库存数量，因此，存量管制卡记载是否正确，将是影响采购计划准确性的因素之⼀。这包括实际物料与账⽬是否⼀致，以及物料存量是否全为优良品。若账⽬上数量与仓库架台上的数量不符；或存量中并⾮全数皆为规格正确的物料，这将使仓储的数量低于实际上的可取⽤数量，所以采购计划中的应该采购数量将会偏低。
（六）⽤料清单
企业中，特别是在⾼科技⾏业中，产品⼯程变更层出不穷，致使⽤料清单难以做出及时的反应与修订，以致根据产量所计算出来的物料需求数量，与实际的使⽤量或规格不尽相符，造成采购数量过或不及，物料规格过时或不易购得。因此采购计划的准确性，必须依赖维持最新、最准确的⽤料清单。
（七）物料标准成本的设定
在编定采购预算时，因对将来拟采购物料的价格预测不易，故多以标准成本替代。若此标准成本的设定，缺乏过去的采购资料作为依据，也没有⼯程⼈员严密精确地计算其原料、⼈⼯及制造费⽤等组合或⽣产的总成本，则其正确性不⽆疑问。因此，标准成本与实际购⼊价格的差额，即是采购预算正确性的评估指标。
（⼋）价格预期
在编订采购预算时，常对物料价格涨跌幅度、市场景⽓之荣枯、乃⾄汇率变动等多加预测，甚⾄列为调整预算之因素。不过，因为个⼈主观之判定与事实的演变常有差距，亦可能会造成采购预算的偏差。
由于影响物资采购计划的因素很多，故采购计划拟订之后，必须与企业各部门保持经常的联系，并针对现实情况做出必要的调整与修订，才能维持企业的正常运转，并协助财务部门妥善规划资⾦来源。
三、提⾼物资采购计划准确性的措施
（⼀）深⼊现场调研，修订物资定额
该公司物资计划管理⼈员深⼊现场调研，核实实际需求量、规格型号、技术参数、使⽤功能、适⽤范围、库存情况、现场紧急情况等，根据调研结果，按照全⾯安排、保证重点、照顾⼀般的原则，修订物资储备、消耗定额，完成多项⽇常储备件的定额修订⼯作，实现物资计划的最优化，做到合理调配物资使⽤，减少库存积压，有效提⾼资⾦利⽤率。
购买轮胎（⼆）完善管理制度，加强责任考核
完善管理制度，规范物资的收、发、存管理。回收废旧物资，变废为宝。制定废旧物资管理制度，清理
积压物资，减少库存。公司对库存物资按照质保期及库存时间进⾏分类清理，重点关注质保期敏感的物资和超过⼀年未领⽤的物资，分析库存结构和积压原因，寻对策，最终完成积压物资出库，有效盘活库存，降低库存积压与报废、贬值的风险，同时也为物资计划提供依据。根据“EAM管理考核规定”制定物资管理考核细则，依据考核细则，每⽉对各部门从物资计划提报、物资验收、物资领料等⽅⾯进⾏对标分析，对计划准确度低的部门予以考核，激励使⽤部门提⾼计划提报的准确性和及时性。
（三）实施供应商量化考核，增强影响⼒和控制⼒
公司要进⼀步修改《供应商考核评价标准》，完善供应商评估考核体系，每⽉、每季度对供应商从投标与报价、交货与验收、质量与服务、付款与结算、廉政建设、合理化建议等六个⽅⾯进⾏综合评价，并将考核结果在⽹上进⾏公布，定期淘汰较差的供应商，逐步形成优胜劣汰的机制，有效提⾼供应商的服务意识和供货质量。
（四）加强企业信息化建设，完善物资管理图⽂信息系统
公司要及时更新露天矿系统物资备品配件的详细信息，形成涵盖制造商、供应商、采购、使⽤等详细信息的物资供应链；收集了物资基础信息、图⽚、系统图、采购信息、仓储信息等，达到信息全⾯、适时、图⽂并茂的效果，形成由物资管理图⽂信息系统、资产管理系统（EAM）、⽹上招投标平台、供应商管理系统构成的物资管理系统框架，实现企业物资管理⼯作的标准化、科学化、专业化和精细化，提
⾼物资计划管理⼈员的⼯作效率和计划提报的准确性。
（五）把握市场⾏情，确⽴最佳订货点
该公司转变思维⽅式，主动出击，在采购过程中及时了解市场价格和各露天矿的采购价格，并与历史采购价格做⽐较，通过展开横向和纵向⽐较，做到⼼中有数，尤其是对油脂、钢材和轮胎等⼤宗材料，及时了解原材料市场价格⾛势，确⽴最佳订货点，减少原材料价格波动对企业成本的影响，节约采购成本。同时，对投标价格与调研预算价格差距30%以上的物资，进⾏详细的价格分析，分析差异原因，确保购买物资质量合格、价格合理。
（六）科学使⽤采购资⾦，缓解资⾦压⼒
现阶段，公司正处于⽣产与基建并⾏的时期，总体盈利能⼒不⾼，巨⼤的资⾦压⼒将在企业内部持续⼀段时期。为此，该公司采⽤灵活的采购⽅式，把握使⽤重点，根据不同物资对⽣产的影响程度决定资⾦投向，有效提⾼资⾦使⽤效益，保证企业⽣产平稳进⾏。清理积压物资，减少库存。公司对库存物资按照质保期及库存时间进⾏分类清理，重点关注质保期敏感的物资和超过⼀年未领⽤的物资，分析库存结构和积压原因，寻对策，最终完成了积压物资出库共计数⼗余万元，有效盘活了库存，降低了库存积压与报废、贬值的风险，同时也为物资计划提供了依据。
（七）合理储存物资，规范物资的收、发、存管理
⼀是规范物资验收⼯作，加强仓储管理⼈员专业知识培训，提升物资质量管理⽔平，严格按照验收标准对安防⽤品、劳保⽤品、电⽓产品、⽓体、危化品等进⾏验收，做好质量把关与跟踪⼯作；⼆是严格管理物资出库，坚持“先进先出”的原则，严格按提报计划、消耗定额发放材料，确保存货合理、周转快速；三是科学保管在库物资，根据实际情况和物资的类别、⽤途、规格型号等科学地设置库区，合理储存物资，严格按照《物资保管保养标准》开展保管⼯作。
（⼋）优化采购模式，降低采购风险
⼀是调整寄售模式。公司要总结寄售模式实施以来的经验教训，不断探索，初步形成⾼效合理的新的寄售模式，有效提⾼采购效率，转移资⾦压⼒，降低采购成本，加快资⾦周转。以确保不出现缺资现象。⼆是完善集中采购运作的机制，⾸先⼀定要依法采购、规范管理，切记不能违反法律法规。使企业⼀级集中采购⽐例达到85%以上，有效降低分散采购的选择风险和时间成本。
（九）加强企业采购部门与其他部门的合作，实现科学管理
由于物资管理系统本⾝的复杂性和繁琐性，所包含的物资种类众多，要让物资管理⼯作提⾼到⼀定的层次，做到系统化、规范化和⽹络化，必须采⽤信息化⼿段，把物资计划、采购、仓储、配送、供应商等的管理纳⼊⽹络管理之中，有效地利⽤共享信息资源，改善企业管理环节，实施有效控制与全程管理。把采购部门和其他部门的具体信息分类编排输⼊电脑中，不但⽅便查看，⽽且更不会出现丢失的现象。
通过⽹络的有利之处，第⼀；可以开阔视野。上⽹可以及时了解新闻时事，及时准确获得采购信息和技术。第⼆；通过⽹络就能了解外界的⼀切事情，减少了出⾏带来的不便。也减少了交通费⽤。第三，现在⼈类已经进⼊了信息时代，⽹络已经成了不可缺少的⼀部分，各个地⽅以及国家都在通过⽹络信息和查看信息，也⽅便别⼈看到我们的求购信息。
总之，物资采购计划是企业的⼀项重要⼯作，其准确性直接关系到企业运营成本。编制科学、合理的物资采购计划，在确保企业正常运⾏的同时，使企业运⾏成本处于理想状态，才能使企业在激烈的市场竞争中⽴于不败之地。
参考⽂献：
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