GYPA/CX2009A
程序文件
控制性质：
分发编号：
编审：段寅龙批准：房广安
2009-09-28发布2009-11-01实施
高阳县平安汽车服务有限公司
文件控制程序
目录
1 目录
2适用范围
3 职责
4 程序
5相关文件
6记录
1 目的
对与本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本。
2 适用范围
适用于本公司与质量管理体系有关的文件控制。
3 职责
3.1 总经理负责批准《质量手册》。
3.2 管理者代表负责审核质量手册，批准发布程序文件。
3.3 各部门负责相关文件的编制，使用和保管及本部门与质量体系有关文件的收集，整理和归档等。
3.4 质管部负责组织对现有体系文件的评审，对质量体系文件现行版本有效性负责。
4 程序
4.1 文件分类及保管
4.1.1 质量手册由质管部备案保存。
4.1.2 公司第二级质量管理体系文件分两类：
a) 程序文件（含质量计划）其中质量计划指针对本公司特定的汽车维修过程、汽车销售过程中的项目或合同编制的质量计划或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应部门保存、使用；
b) 部门工作文件，作为各部门质量管理体系运行的常用实施细则：包括管理标准；维修手册；产品技术资料（录象）；结构图册以及各维修站的保修、索赔政策、部门记录文件等。由各相关部门自行保存并报质管部备案。
4.1.3 公司级管理性文件：包括各种行政管理制度，及外来的管理性文件，包括与质量管
体系有关的政策，法规文件等，由行政部保存。
4.2 文件的编号
4.2.1 质量管理体系文件的编号
a) 质量手册
公司代号—质量手册代号—公元年号—版本号
汽车维修资料
如：PA—ZS—2009—A
其中：PA—表示公司名称，用公司名称汉语拼音的第1个字母表示；
ZS—表示“质量手册”中的“质”（zhi）“量”（shou）汉语拼音的第1个字母；
2009—表示发布年号，用公元表示；
A—表示版本号，用英文A、B、C---表示第1版、第二版、第三版---等；
PA—ZS—2009—A：表示平安汽车服务有限公司质量手册第1版。
b) 程序文件编号
公司代号—程序文件+文件顺序号—公元年号—版本号
如：PA—CX1—2009—A
其中：PA—表示公司名称，用公司名称汉语拼音字母的第1个字母表示；
CX1—表示“程序文件”中的“程”（cheng）“序”（xu）汉语拼音字母第1个字母；“1”表示文件顺序号；各文件顺序号见《程序文件清单》；
2009—表示发布年号，用公元表示；
A—表示版本号，用英文A、B、C---表示第1版、第2版、第3版---等；
PA—CX1—2009—A：表示平安汽车服务有限公司文件控制程序第1版。
C）记录编号
公司代号—部门代号—章节号—记录顺序号
如：PA—ZGJ—8.3—01
其中：PA—表示公司名称，用公司名称汉语拼音字母的第1个字母表示；
ZGJ—表示使用部门记录，如“质（zhi）管(guan)部”用使用部门汉语拼音
字母的第1个字母表示；“J”表示“记录”；
8.3—表示记录中的章节号如第8.3章“不合格品控制”；
01—表示记录顺序号，用01、02、03---等表示；
PA—ZGJ—8.3—01：表示平安汽车服务有限公司质管部在记录第8.3章《不合格品控制程序》中的第1个记录。
d) 各部门其他质量文件编号
公司代号—部门代号—文件顺序号—公元年号
如：PA—ZGQ—01—2009
其中：××—表示公司名称，用公司名称汉语拼音字母的第1个字母表示；
ZGQ—表示使用部门其他质量文件如“质（zhi）管(guan)部”用使用部门汉
语拼音字母的第1个字母表示；“Q”表示“其他”；
01—表示文件顺序号，用01、02、03---等表示；
2009—表示发布年号，用公元表示；
PA—ZGQ—01—2009：表示平安汽车服务有限公司质管部第1个其他质量文件。
4.2.2 公司各部门代号规定如下；
行政部：XZ；质管部：ZG；技术设备检验部：JJ；维修部：WX；销售部：XS；备件部：BJ。
4.3 文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的：
a) 质量手册由质管部负责组织编写，由管理者代表审核，报总经理批准，由质管部负责登记，发布；
b) 程序文件由各相关部门授权小组编写，质管部负责审核，管理者代表批准后，由质管部负责登记、发布；
c) 其他体系文件由各部门编写，部门负责人批准后发布；
d) 确保文件使用的各场所都应得到相关适用文件的有效版本，文件的发放，回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.5 文件的更改
a) 质量手册由质管部负责组织更改，更改前填写《文件更改申请单》，经管理者代表审
核，报总经理批准后更改。更改后由管理者代表审核，总经理批准后，质管部负责
登记、发放。质管部保留文件更改内容的记录；
b) 程序文件的更改由各相应使用部门负责人填写《文件更改申请单》，由管理者代表批准并指定人员进行更改，更改后由质管部进行评审，管理者代表批准后，质管部负责登记、发放；
c) 其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》，由原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、变更；
d) 所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
4.6 文件的领用
a) 文件的领用者应填写《文件发放、回收记录》经相应主管部门负责人审批后方可领用；
b) 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门作好相应发放签收记录。
4.7 文件的保存、作废与销毁
4.7.1 文件的保存
a) 对受控文件，各部门应及时填写使用文件的《部门受控文件清单》，按策划的时间将清单复印件报质管部备案。如内容无变化，应通知质管部；
b) 各部门与质量管理体系相关文件由部门存放于干燥、安全的地方，质管部按策划的时间间隔进行检查；
c) 任何人不得在与质量管理体系有关的文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件清晰，易于识别和检索。
4.7.2 文件的作废与销毁
a) 所有失效或作废文件由相应部门及时从所有发放或使用场所撤除，质管部加盖“作
废”印章，确保防止作废文件的非预期使用；需要做历史资料保留时，由申请人填
写《文件保留清单》经管理者代表批准后，由质管部加盖“仅供参考”印章。方可归档保留；
b) 对要销毁的作废文件，由相应部门填写《文件销毁申请》，由管理者代表批准后，由质管部负责监督销毁。
4.7.3 文件的借阅需临时借阅文件的人员，须填写《文件借阅清单》，本公司内部人员经文件保管部门负责人批准，外部人员经管理者代表批准后方可借阅。借阅者在指定日期归还文件，由文件保管部门负责收回。
4.8 外来文件的控制
质管部负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本，统一编号，加盖“受控”印章分发到相关部门使用，并把旧标准收回。收到此类文件的相关部门需识别其适用性，并控制分发以确保其有效，同时各相关部门要把上述标准及其他与质量管理体系有关的文件填写《部门受控文件清单》报质管部备案。
4.9 质管部每年按策划的时间对公司现有质量管理体系文件进行评审，各部门结合日常使用情况进行适时评审，必要时修改，执行4.5条款规定。
4.10 对承载媒体不是纸张的文件控制，也应参照上述规定执行。
4.11 作为记录的文件控制执行《记录控制程序》。
5 相关文件
《记录控制程序》
6 记录
6.1 《文件发放、回收记录》。
6.2 《文件借阅记录》。
6.3 《部门受控文件清单》。