1.目的
为使公司各类文件接收准确无误，传阅、借阅及时，按期整理归档，实现规范化管理，特制定本规定。
2.适用范围
本规定适用于公司所有文档的管理。
3.公司文件接收建档范围
3.1公司股东会形成的文件资料。
3.2公司上报下发的文件材料（包括经营管理制度）。
3.3公司及部门年度及月度工作计划报表；市场信息收集、月度分析报告及小型多样化活动评估报告。
3.4财务、会计档案资料。
3.5人力资源管理资料（包括员工培训记录、申请表、员工考核资料等）。
3.6人力资源档案资料。
3.7客户档案资料。
3.8维修技术管理方面文件资料。
3.9各种汽车资料、商务政策资料。
3.10客户服务方面电子文件资料。
4.公司档案管理
4.1汽车租赁公司档案实行集中与分散管理相结合的办法，由行政部文档员负责日常档案的管理，并对其他部门档案的建立及保管进行督促和指导。汽车租赁公司设立专门档案室，指定专人管理。
4.2对档案实施分类及分部门管理，明确责任，公司级别文件及外来文件一般由行政部负责接收、建档。各部门形成的文件材料由本部门负责立卷和建档，并定期移交至行政部文档管理员保管（通常为一年）。具体分工如下。
4.2.1公司文件资料、计划报表、人力资源档案资料、办公资料、维修设备购买和各种汽车购买资料以及客户服务、客户投诉电子商务资料，由行政部文员负责接收、建档。
4.2.2财务会计资料由财务部指定专人负责整理建档并由财务部自行管理。
4.2.3客户档案资料。销售客户档案由销售部指定专人整理建档，每月移交客户管理员。
4.2.4销售及售后的员工内部培训资料由本部门设专人整理、建档，由本部门保存。
4.2.5市场信息资料、分析评估报告由销售部负责建档、保存，一年后移交行政归档保存。
4.3文件资料的收集。各类文件资料自接收到5日内必须完成登记、归类、编号、装订、入卷等工作。分类要依档案来源、题目、内容等进行，由专管员负责按顺序排列，编制案卷目录，以便查借阅。
4.4每年对档案清理一次，清除不必要保存的资料，对应保存的资料盘做好防护工作。
4.5档案的销毁。对已失效的档案资料需销毁的必须办理销毁手续，经总经理批准后方可销毁。
5.档案资料借阅
5.1凡需要借阅档案资料的，均需填写借阅单。
5.2借阅档案者需要带走使用的，必须办理外借登记手续，借阅时间不超过两周，到期归还，如连续使用，应办理续借手续。
6.文档的保密
公司各级负责文档管理的人员必须做好文件、资料的保密工作。
6.1未经许可和授权任何人不得将本公司的文档资料外借他人，外部人士借阅本公司的文件资料的，必须经过总经理签字批准后，方可借阅。销毁汽车
6.2内部员工借阅本公司的文档资料的，要根据文档保密级别的不同，由不同的分管领导签字方可借阅，如汽车租赁公司商务政策、客户档案信息、重要财务数据、重要电子商务文件等必须经总经理批准后方能借阅。文档的借阅级别由行政部文档管理员预定。
6.3电子文档的管理，根据工作需要，经总经理授权后，按一定权限分配给各部门相关人使用并管理，行政部统一设定密码，该密码只允许行政部文档管理员及使用人掌握，其他人无权获取。
7.对违规者的处罚
7.1档案管理员必须在规定的时间内对接收到的文件进行登记、存档并及时传阅，对不能及时归档或不及时传阅的，每发现一次××元，造成文件丢失的，视文件的重要程度，每次给予×××元。
7.2文件的归档整理要认真，做到有编号、有目录，按类别归档，对文档整理不及时和归档不规范的，每发现一次××元。
7.3对将本公司文件擅自外借或泄露本公司商务机密信息的，一经发现，视情节轻重，分别给
予××××元，直至予以除名。
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