车辆油耗控制操作程序
1.目的
完善公司的车辆油耗的管理,控制运输成本、降能成效,力争达到公司收益最大化。
2.范围
业务用车的油耗
3.职责
3.1驾驶员应遵守和执行有关规定
3.2油卡管理员负责数据的登记及油卡的发放
3.3安全员审核登记数据的真实性、准确性
3.4行政事务部油卡管理员复核
4.程序
4.1.1加油充值卡由运输部统计员统一保管,一车一卡(长途车辆根据路程核定领取加油充值卡数量),需加油时由司机向运输部统计员领取,司机加油后必须索取打印凭证或发票并在凭证或发票上注明车牌号码及公里数,如无发票或电脑打印凭证则无法给予报销(除特殊情况无任何凭证,须事先向运输部安全员申请,说明理由并得到部门经理同意)。手开发票必须在加油站告知调度或安全员,经他们确认才可以加油。任何加油凭证和发票回公司后交付运输部统计员登记备案。
4.1.2运输部统计员必须及时做好每辆车的加油记录,审核加油打印凭证时必须查看加油充值卡卡号。充值金额用完时将加油打印凭证复印件和旧卡一起交付办公室,再由行政事务部换发新卡并重新登记。
4.1.3在每天每次出车前将上次累计的公里数记录在流转单上,回到公司后将此次的公里数和加油的油量一并记录到流转单上,交运输部统计员、安全员审核登记,办公室油卡管理员复核。
4.1.4建立“满油箱”盘查油制度,每天每次运输任务结束回到公司后必须在下次出车前将油箱(包括备用油箱)加满。
4.1.4.1每天早晨出车前,由车辆负责人员做车辆例保,并填写例保单,同时真实记录车辆公里数,签字确认。
4.1.4.2每天早晨例保时,确定是否是满箱油,如是满箱油,在例保单上确认。如非满箱油,必须在例保单上注明,并注明前一天最后将此辆车开回场的司机。
4.1.4.3运输部安全员需制定一份每辆车的平均百公里油耗标准。回场后根据现金和油卡的使用数额计算,如果超过标准,则公司将进行处罚,如果在标准内,则进行奖励。
4.1.4.4每天早晨例保时,负责司机需认真检查车辆车况,如发现是人为故障,则立刻填写车辆报修单,并告知安全员,并有责任追查当事人,如发现是机械故障,则填写车辆报修单。如车辆在外途中由于出车前例保未做好而发生故障,责任由负责司机承担。
4.1.4.5如负责司机外出,则由调度或安全员负责做每天都例保。
4.2驾驶员在行车途中用油,报销时必须首先由用车人签字,然后交运输部统计员、安全员审核登记,办公室油卡管理员复核。
4.2.1如有需要,加油卡需保留在司机处,应向运输部统计员请示汇报,同意后才可保留,若有遗失由本人负责赔偿。司机应在三天内汇总加油凭证报调度、运输部统计员登记备案。
4.2.1每位司机一张油卡,每天17点满油回程后,将油卡交至单证员统一保管。如无法在正常时间回场,则由司机保管,若有遗失由本人负责赔偿。。第二天,再领取油卡时,依然将同一张油卡交给同一位司机。一位司机使用一张油卡,油卡金额(暂定一个数额)。
4.2.2司机领卡后如损坏充值卡,必须赔偿充值卡工本费20元整;如遗失充值卡,必须赔偿充值卡工本费20元整及卡中所剩全部金额。
4.3票据报销
4.3.1领用加油卡后,如无特殊情况,公司一般不接受用现金加油后的报销,如有特殊情况应又本人提供情况说明并经各级主管人员签字确认,同时经公司领导签字同意,财务部才能允许报销。
4.3.2在填制报销单时,必须将用油卡加油的打印正本发票附在报销单证后,方可到财务报销,财务部不接受复印件报销(除公司领导特批外)。
5.不合格的控制
5.1在车辆使用中发现油耗异常,应及时向安全员报告,并做好相应记录,安全员应及时处理并报告部门经理。
5.2在加油充值卡和发票报销有不合格的,主管人员和或财务不满应及时纠正提出整改,违反规定按公司有关规定处理。
5.3如果是反复发生的不合格和情节严重的不合格,部门经理应执行《不合格的控制程序》和《纠正和预防措施程序》。
6.数据汇总与分析
6.1 运输部统计员每十天应做好每辆车所使用的现金及加油充值卡统计报表,每月25日汇总并交办公室审核登记;
6.2运输部安全员每月25日统计出每车百公里的油耗,报行政事务部备案。
6.3分析针对过程的效率和过程的结果是否能够满足公司质量方针的要求,在哪些方面可以进行改进等等。
7.持续改进
7.1部门经理根据分析的结果,策划和制定可的改进方案。如果需要其他部门的支持和参与,需要最高管理层的批准,应形成文字报告;
7.2在体系运行期间,如发现其不适应、或操作性、有效性不强的情况,统计员、安全员、油卡管理员应对规范进行完善和改进,确保体系的适应性。改进措施可以包括:
1)改进、完善规范和程序;
2)对员工进行在培训;
3)优化流程;
油耗油4)其他有效的措施;
8.记录和证据
8.1以上程序中提及的登记的记录为书面形式,如果电子数据记录可以保存归档在相应的系统中;
8.2 经办统计员、安全员、油卡管理员应妥善保管与项目有关的各种记录和证据,确保资料齐全完整,包括:单据、单证等;
9.引用文件
1)《不合格品控制程序》GTB/CX-RL-16
2)《纠正预防措施程序》GTB/CX-RL-17
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