商务活动展览会礼仪
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对常人来说,在某日常生活之中所接触最多的商务性会议,大概非展览会莫属了。而对商界单位来说,积极参预各种类型的展览会,则是某从事公共关系活动的一种常规的手段。所谓展览会,对商界而言,主要是特指有关方面为了介绍本单位的业绩,展示本单位的成果,推销本单位的产品、技术或者专利,而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式,所组织的宣传性聚会。
有时,人们也将其简称为展览,或者称之为展示、展示会。展览会,在商务交往中往往发挥着重大的作用。它不仅具有甚强的说服力、感染力,可以现身说法打动观众,为主办单位广交朋友,而且还可以借助于个体传播、体传播、大众传播等各种传播形式,使有关主办单位的信息广为传播,提高其名气与声誉。正因为如此,几乎所有的商界单位都对展览会备加重视,踊跃参加。展览会礼仪,通常是指商界单位在组织、参加展览会时,所应当遵循的规范与惯例。
在普通情况下,展览会主要涉及展览会的分类、展览会的组织与展览会的参加等三个方面的大问题。现分别对其介绍如下:首先,展览会的分类。严格地讲,展览会是一个覆盖面甚广的基本概念。细而言之,它其实又分作许许多多不尽相同的具体类型。
要开好一次展览会,自然首先必须确定其具体类型,然后再进行相应的定位。否则,很可能就会浮现不少的漏洞。站在不同的角度上来看待展览会,往往可以对其进行不同标准的划分。按照商界目前所通行的会务礼仪规范,划分展览会不同类型的主要标准,一共有下列六条:
其一,展览会的目的。这是划分展览会类型的最基本的标准。依照这一标准,展览会可被分作宣传型展览会和销售型展览会等两种类型。顾名思义,宣传型展览会显然意在向外界宣传、介绍参展单位的成就、实力、历史与理念,所以它又叫作陈列会。而销售型展览会则主要是为了展示参展单位的产品、技术和专利,来招徕顾客、促进其生产与销售。通常,人们又将销售型展览会直接了当地称为展销会或者交易会。
其二,展览品的种类。在一次展览会上,展览品具体种类的多少,往往会直接地导致展览会的性质有所不同。根据展览品具体种类的不同,可以将展览会区分为单一型展览会与综合型展览会。单一型展览会,往往只展示某一大的门类的产品、技术或者专利,只无非其具体的品牌、型号、功能有所不同而已,例如,化妆品、汽车等等。因此,人们时常会以其具体展示的某一门类的产品、技术或者专利的名称,来对单一型展览会进行直接的冠名,比如,可称之为“化妆品展览会”、“汽车展览会”等等。在普通情况下,单一型展览会的参展单位大都是同一行业的竞争对手,因此这种类型的展览会不仅会使其竞争更为激烈,而且对于所有参展单位而言不啻为一场公平的市场考试。综合型展览会,亦称混合型展览会。它是一种包罗万象的,同时展示多种门类的产品、
技术或者专利的大型展览会。与前者相比,后者所侧重的主要是参展单位的综合实力。
全国汽车配件交易会其三,展览会的规模。根据具体规模的大小,展览会又有大型展览会、小型展览会与微型展览会之分。大型展览会,通常由社会上的专门机构出面承办,其参展的单位多、参展的项目广,于是规模较大。举办此类展览会,要求一定的操作技巧。因其档次高、影响大,参展单位必须经过审报、审核、批准等一系列程序,有时,还需支付一定的费用。小型展览会,普通都由某一单位自行举办,其规模相对较小。在小型展览会上,展示的主要是代表着主办单位最新成就的各种产品、技术和专利。微型展览会,则是小型展览会的进一步微缩。它提取了小型展览会的菁华之处,普通不在社会上进行商业性展示,而只是将其安排陈列于本单位的展览室或者荣誉室之内,主要用劲教育本单位的员工和供来宾参观之用。
其四,参展者的区域。根据参展单位所在的地理区域的不同,可将展览会划分为国际性展览会、洲际性展览会、全国性展览会、全省性展览会和全国性展览会,往往被人们称为博览会。应当明言的是,组织展览会有一定非要贪大求全不可,特殊是忌讳虚张声势、名不副实,动辄以“世界”、“全球”、“全国”名之。若是根据参展单位所属行业的不同,则展览会亦可分为行业性展览会和跨行业展览会。
其五,展览会的场地。举办展览会,免不了要占用一定面积的场地。若以所占场地的不同而论,展览会有着室内展览会与露天展览会之别。前者大都被安排在专门的展览馆或者是宾馆和本单
位的展览厅、展览室之内。它大都设计考究、布置精美、陈列有序、安全防盗、不易受损,并且可以不
受时间与天气的制约,显得隆重而有档次。但是,基所需费用往往偏高。在展示价值高昂、制作精美、忌晒忌雨、易于失盗的展品时,室内展览会自然是其首选。后者则安排在室外露天之处。它可以提供较大的场地、花费较小,而且不必为设计、布置费用过多,展示大型展品或者需要以自然界为其背景的展品时,此种选择最佳。通常,展示花卉、农产品、工程机械、大型设备时,大都这么作。无非,它受天气等自然条件影响较大,并且极易使展览会丢失或者受损。
其六,展览会的时间。举办展览会所用的具体时间的长短,亦称为展期。根据展期的不同,可以把展览会分作长期展览会、定期展览会和暂时展览会。长期展览会,大都常年举行,其展览场所固定,展品变动不大。定期展览会,展期普通固定为每隔一段时间之后,在某一特定的时间之内举行。例如,每三年举行一次,或者每年春季举行一次,等等。其展览主题大都既定不变,但允许变动展览场所,或者展品内容有所变动,普通来看,定期展览会往往呈现出连续性、系列性的特征。暂时展览会,则随时可根据需要与可能举办。它所选择的展览场所、展品内容及至展览主题,往往不尽相同,但其展期大都不长。其次,展览会的组织。普通的展览会,既可以由参展单位自行组织,也可以由社会上的专门机构出面张罗。不论组织者由谁来担任,都必须认真作好具体的工作,力求使展览会取得完美的效果。
根据惯例,展览会的组织者需要重点进行的具体工作,主要包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全
保卫的事项、辅助服务的项目,等等。
第一,参展单位的确定,一旦决定举办展览会,由什么单位来参加的问题,通常都是非常之重要的。在具体考虑参展单位的时候,必须注意两厢愿意,不得勉强。按照商务礼仪的要求,主办单位事先应以适当的方式,以拟参展的单位发出正式的邀请或者召集。邀请或者召集参展单位的主要方式为:刊登广告,寄发,召开新闻发布会,等等。不管是采用其中作何一种方式,均须同时将展览会的宗旨、展出的主要题目、参展单位的范围与条件、举办展览会的时间与地点、报名参展的具体时间与地点、咨询有关问题的联络方法、主办单位拟提供的辅助服务项目、参展单位所应负担的基本费用,等等,一并如实地告之参展单位,以便对方据此加以定夺。对于报名参展的单位,主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的审核。切勿衣莠不分,来之不拒。当参展单位的正式名单确定之后,主办单位应及时地以专函进行通知,令被批准的参展单位及早有所准备。
第二,展览内容的宣传。为了引起社会各界对展览会的重视,并且尽量地扩大其影响,主办单位有必要对其进行大力宣传。宣传的重点,应当是展览的内容,即展览会的展示陈列之物。因为惟独它,才干真正的吸引各界人士的注意和兴趣。对展览会,尤其是对展览内容所进行的宣传,主要可以采用下述几种方式:其一,是举办新闻发布会;其二,是邀请新闻界人士到场进行参观采访;其三,是发表有关展览会的新闻稿;其四,是公开刊发广告;其五,是张贴有关展览会的宣传画;其六,是在展览会现场散发宣传性材料和记念品;其七,是在举办地悬挂彩旗、彩带或者横幅;其八,
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