1．客户 询盘 ：一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和 单证员分别审查信用证 ，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
报价网6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。（D/A就是承兑交单， D/P就是付款交单）
7． 验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务 跟单员 制作，交给 单证 员）。
9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10． 租船订仓：
10.1．如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA（离岸价）条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
11． 安排拖柜：
11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及等
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机。
11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实
际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
13． 获得运输文件：
13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14． 准备其他文件
14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供 报关单 ，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查。装箱单的重量，体积要于提单相符。
15．交单：
15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部 单证 ，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。
装柜总结
一 装柜前
1 拟定装柜方案
货柜的体积，每柜需装的货物（种类，数量），了解货物的性质（体积---若无现成的，需要自己测量， 重量---测量， 耐压度， 是否易碎等）
注意：计算装柜方案时要考虑货柜的平衡（重量要平均），柜尾最好摆放海关易通过的货物，为减少不必要的麻烦
2 货物的准备
去仓库或厂房看哪些货物以准备好，哪些货物在准备当中，并催促准备尚未齐全的货物（吸取教训，缺少一样货，装货将无法进行，只能中断。 12-1）
3 分工工作
记录员（至少2个，谁具体负责什么；），装柜大哥（人数），叉车（需要几辆）
4 相关表格
货柜方案，装柜清单，货柜重量---哪些需要中英两份，格式要正确，报关可用； 装货记录表（需要数量，长度要适合）
5 器具
相机（充电池充满电），尺子，磅秤---备用，量体积和重量，笔，表； 防晒/防雨准备（防晒霜，帽子，长袖衣服， 衣物最好为黑，耐脏； 平底鞋）
6 货运公司
需要几辆车， 车什么时候来，什么时候开始装货，
7 装货计划
分几天装完，每天装货数量（几个柜），几点开始装货----通知相关人员
8 天气预报
装货日子的天气，做相应的防范措施
9 态度，心情
装货前休息好，保持心情的舒畅；以平等，尊重的态度待人----搬货大哥们，司机等
二 装柜过程
1 重视第一车----很重要！
第一车为示范，在初拟装柜方案的基础上，根据装柜的实际情况做调整，并记录好的调整的过程，得出新的装柜方案（可拍照）
2 记录员工作----细心，谨慎
①装柜前， 熟悉每个货柜应装的货物品种，数量，装柜方案
② 装柜前，看货物摆放位置，数量，数量缺少的货物联系仓库准备好，要及时供货
③ 记录员分工：一人在车上，指导装柜（货物摆放位置，轻放，不能踩等等），告诉叉车下个货物是什么；一人在地上，指导叉车装货-----一人指导即可！
④ 两个记录员都要检查货物：品种，数量，两两核对清楚再进行装柜
⑤ 字迹清晰，记录数据清晰---统计时易操作（品种，数量）
⑥ 从装货至完柜，最好跟定一个车，不要随意变换，更不能随时暂停记录工作---善始善终！
⑦ 拍照：最好完柜时连续拍（以便到时提取照片）， 一定要清晰----车牌，货柜号，车匙号，完柜（开门，半开，关门）
⑧ 装柜的品种，数量要计算清楚，看品种是否齐全，数量是否足够
⑨ 记录表记载：货柜号，车牌号（最好前后2个），车匙号，完柜时间，车离去时间，司机电话
⑩ 向司机拿单，核对单和自己记载的信息（上述内容）
3 催货，总指导（一人）
①装柜前和装柜过程中， 及时向记录员了解所缺货物，并及时向厂房汇报，催促准备急需货物
② 装柜时指导叉车叉货（哪个柜/车需要货，keep叉车on work all the time）
③ 记录每个柜的记录人员（如TRIU123456: A&B）,并负责为每辆车/柜编号（#1，#2.。。。。。不用中文（如第一车。。。。。。））
三 装柜后
1 照片整理
顺序标明，图片要正确，可拿红货运单核对，格式如 如1-开门，1-半开门，1-关门，1-车匙号，1-货柜号，1-车牌号 （中英文）
2 货柜清单---报关资料
①装柜记录表两两核对：数量，品种
② 格式正确：简单，清晰明了----想好了再做
③ 内容：每个柜装有什么品种，每个品种的数量，货物总数量；所有柜中每个品种的总数量
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