公司对外接待流程管理规定
（一）、目的
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范对外接待的管理秩序，提高接待管理水平，展示公司礼仪形象，特制定本管理规定。 （二）、范围及流程图
本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。
（三）、管理
公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部，并协助拟定接待计划，相关部门配合接待工作。
接到工作需报总经理审批并至少提前3天告知行政人事部。 （四）、计划和准备
各部门接受通知，了解来访意图、来访要
求等基本情况，报备行政人事部
报总经理审批
1、了解来宾情况；
2、确定接待级别；
3、确定陪同人员；
4、确定用车、宴请、住宿标准；
行政人事部安排，做好接待准备工作台蜂巢动力
会议 宴请
住宿
欢送
一、
确定会议议程、准备文字材料； 二、摆
长安小汽车
放
文
件
、
席
位
卡
等
设
下雪4h置
；
三、准备茶杯、茶水、水果。一、确定人员宴请接待等级，报备总经理审批，相关人员承办。
一、根据接待级别确定住
宿标准； 二、做好提前预约工作。
一、确定参
加欢送人员名单、车辆，需要馈赠礼品，按照接待等级提前准备
1、行政人事部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等；确定接待级别；确定陪同人员；确定用车、宴请、住宿标准等，在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
2、行政人事部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政人事部根据需要准备横幅、制作欢迎牌、指示牌，准备电脑、音响设备、投影等设备，并保证良好运转。根据需要，准备会场花卉、水果、香烟、饮料以及领导席签。市场部根据需要安排礼仪人员，邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等事务。
4、如需宴请，行政人事部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。
5、如需留宿，行政人事部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。
6、如需接送，行政人事部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。
7、如需订票，行政人事部协助提前购买车票及机票。
（五）、接待标准
接待登记一级标准二级标准三级标准
接待对象厂家主要领导、区域主要
领导、其他重要来访人员
厂家、区域领导，其他重
要来访人员
厂家或区域一般性来
车钥匙扣访人员、其他一般性来
访
陪同人员（如有需求）总经理、总经理助理、相
关部门总监
总经理助理、相关部门人
员
部门经理及相关人员
住宿标准
（如有需求）
700元人/天400元人/天200元人/天用车标准
（如有需求）
奥迪车辆丰田小霸王福特或丰田小霸王宴请标准
（如有需求）
3000元2000元800元
一级接待标准：
陪同人员：总经理、总经理助理、相关部门总监
1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
2、参观：总经理、副总经理陪同，由相关人员介绍基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。
3、座谈：由所需座谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好投影设备、摄影摄像设备。
二级接待标准：
陪同人员：总经理助理、相关部门人员
1、迎接：由相关部门人员进行迎接，引导来宾。
2、参观：总经理助理、相关部门人员陪同，介绍展示基本情况以及相关信息。
3、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。
三级接待标准：
电动自行车标准陪同人员：部门经理及相关人员
1、参观：部门经理及相关人员陪同，介绍基本情况以及相关信息。
2、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。
(六)、接待路线
公司来客到店 --- 相关领导办公室 --- 会议室
（七）、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文件、重要会议先关内容，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
（八）、信息反馈
接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。
（九）、附件
一、《会议室准备规范》
二、《来宾接待登记表》
三、《接待礼仪规范》
会议室准备规范
一、会议室不布置
程序标准准备用具根据会议预定单要求将所需的各种用品和设备准备好。
确定台型根据会议预定单上的人数和要求，确定出会议的台型。
摆台1．首先摆好桌椅，距离相等对称，前看侧看都在一条直线上；2．铺好椅套（无污渍、干净），椅套要干净，平整，包好椅角；3．摆放好茶杯和纸笔
摆放其它设备按来宾要求将所需设备摆放就位（会议前一小时），并调试好，按照需区域挂好横幅，横幅要求提前一天到位。
检查检查台型是否符合要求；台面是否整洁；各种用具是否干净、齐全，摆放符合要求。
二、会议主会场服务
程序标准
准备工作1．会议开始前半小时，根据会议预定单要求备好相关饮品和开水；2．将会议室门打开，调节好室温（夏季：22－24度，冬季：18－24度）；
3．调试好为会议提供的设备，包括灯光，投影设备等。
4．根据来宾要求将指示牌放在指定位置。
会议服务1. 来宾入座前将茶沏好，并注意倒水顺序：先宾后主，先女后男，从左至右。每隔20分钟续水一次。
2. 拿暖瓶倒水时，走路要稳，步子要轻，动作协调，与宾客保持尺外距离，倒水以七八成满为宜，斟完后，上前一步将茶放回原处，面带微笑，伸手示意，或说：“请用茶”，然后进行下一位；
3．从会议桌前倒水时左右手的动作相反。厦门交警电话
4.会议正式开始前5分钟一切工作就绪（具体情况可灵活掌握）；
5. 会议中间休息时，行政人事部必须及时清理台面；
6. 会议进行期间，不得离岗，发现问题，要及时采取补救措施；
7. 无论给来宾上茶，换烟缸还是上水果等，服务时必须要有手势示意。
清理会场1. 散会后，行政人事部人员要先对会场进行仔细查巡，发现来宾是否有遗忘物品和文件，会议室设备有无破损，丢失，并能及时将所拾物品交还给来宾或上交，发现问题及时汇报；
2. 待来宾走完后方可撤台，并将桌椅恢复原型，摆放整齐；
3．将会议用设备归位锁好，电脑归还相关部门；
4．彻底检查会议场所内外有无烟头等隐患，拉断电源、锁好门窗并填写好会议室使用记录表；
5．主动与主办单位负责人联系，征求意见，保持良好的服务关系。
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