前言
[适用围]：公司各部门
[规目的]：为规公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。
xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一)
1、接待来访前期确认工作
1.1、来访时间与宾客信息确认
1.1.1预约到客人后，尽快确认宾客来访时间〔年/月/日/时〕。
1.1.2需要尽快确认宾客的随行人数。
1.1.3需要确认接待的地点。
1.1.4需要确认宾客信息，确认接待级别。〔、单位、职位、头衔等〕
1.1.5需要了解客户公司经营性质。
1.2、接待活动主题以与来访情况确认
1.2.1确认宾客的来访目的以与合作诚意。
1.2.2客户预期谈判的容。
1.2.3明确此次来访带来的深远影响。
1.2.4根据上述确认此行活动的主题。
1.3、来访安排
1.3.1制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。
1.3.2接待安排〔接送、住宿、餐饮、礼品等具体安排〕。
1.3.3会议安排
客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。
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1.4、资料稿件准备确认
1.4.1根据每次接待的不同以与需要准备：汇报演讲PPT、汇报演讲稿件、公司品牌宣片、公司品牌传册、产品彩页等。
1.4.2办公室负责准备国旗、牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。
1.4.3产品参数表、样品等，应事先与相关人员联系以确保无误。
1.4.4重要客户来访，必须制定详细的《接待方案》，呈总经理、副总经理与市场部经理。
1.5、成立接待小组〔详情参见附件二〕
根据每次接待情况的不同，组建接待小组。
1.5.1接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待完毕后负责接待信息归档、传递。
1.5.2接待助理：制定接待计划、进展接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。
1.5.3接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承当接待工作。
1.5.4各环节具体负责人〔例如：宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置——行政部；讲解人员——技术
支持部；等等。〕
2、接待来访前期准备工作
2.1、吃、住、行安排〔详情参见附件三〕
根据实际情况安排接送〔飞机、船舶、火车〕。
2.2、制定参观路线
2.2.1根据来访前确认的相关信息，制定参观路线。
2.2.2根据我方希望展示的方向，制定参观路线。
2.2.3根据来宾要求制定相关参观路线。
2.2.4绘制参观路线图/参观路线流程。
2.3、公司整体布置〔详情参见附表二〕
2.3.1外部：
①欢迎横幅
②指示水牌〔大堂、电梯出口、楼梯间等〕
③花篮/植物绿化
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④KT版签名墙
⑤红地毯
〔以上信息可以根据每次具体来访而定〕
2.3.2部：
①红地毯〔按照参观区域布置红毯〕
②植物/花盆装饰
③果盘/茶水/咖啡
2.3.3特殊：
①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。
成都宝马追兰博基尼②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。
③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟〔烟缸〕、打火机等。
〔以上信息可以根据每次具体情况而定〕
2.4、采购接待所需物品〔详情参见附表二〕
根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：
①接待小组提出一定诉求；
②行政部门制作预算报价呈批；
③行政部获批后进展采购；讴歌zdx优惠
广州车展现场起火 涉事展台车企回应④根据要求进展布置/装饰。
*消耗用品〔果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等〕
*循环用品〔套装茶具、咖啡机、装饰摆件等〕
*特殊用品〔机器设备等〕
2.5、员工面貌整理〔详情参见附件四〕
统一要求全体员工职业装接待。
2.6、人员安排〔详情参见附表二〕
2.6.1调配人员〔整体调控各项事物的顺利进展，例：总经理助理、接待助理、接待配合部门经理等。〕
2.6.2各环节负责人
2.6.3礼仪人员
2.6.4其他人员
3、接待来访当日具体工作
3.1、车辆待命
根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表〔具体方案由行政部主要策划〕。
3.1.1车辆等级：
①一级——高级接待
*高级商务车〔丰田三花、奔驰商务等〕。
*高级轿车〔奔驰、宝马等〕。
②二级——中级接待
*中级商务车〔别克商务、日产商务等〕。
*中级轿车〔雷克萨斯、大众等〕。
③三级——普通接待
*普通商务车〔东风商务车、江淮商务车等〕。
*普通轿车/打车。
3.1.2机动车辆：安排一到二辆随即车辆，应对突发状况。
3.2、设备调试
产品设备调试：
①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进展调动与调配。
②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。
③第三阶段：来访当天，进展最终设备确认。一汽马自达车友会
3.3、工作人员到位
①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。
②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。
③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。
3.4、领导会晤
①陪同人员参与会晤〔接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等〕。
②会晤期间，所有接待人员待命。
3.5、完毕送行
①根据身份确定规格而定。
〔一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等〕
②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。
4、接待来访后期总结工作
4.1、回访、后期跟进
接待小组/具体项目组执行：
4.1.1接待活动完毕后一个星期，给予对方回访，查看此次接待的反响，以与客人的意见。
4.1.2对于会议上提出的相关问题进展跟进并执行。
4.2、总结会议
4.2.1接待活动完毕后，所有参与此次活动的重要职能部门参与总结会议。
4.2.2总结并记录此次接待活动的利弊。
4.2.3成员们提出，对于日后接待活动的意见，并逐渐修正完成各项具体流程。
4.3、总结整理资料留档
4.3.1接待小组收集每次接待的相关资料以与图片，整理归档。
4.3.2相关部门收集整理接待相关资料以与图片，便于后期业务跟进。
5、特别考前须知〔详情参见附件三〕
6、原那么特别申明
接待中涉与机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意，接待中既要熟练介绍公司情况，又要外有别，严守本公司商业，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
【完毕语】
兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司特制订本规定，此规定从颁布之日起执行，请各部门员工严格按照规定执行公司接待事务。
附件一xxx客户来访接待流程图
注：1为接待小组执行。
2、为需要才执行的流程，为必须执行的流程